✒️SAP SD El grupo de cuentas

El grupo de cuentas

1- El maestro de clientes

Antes de abordar el concepto de Grupo de cuentas, tenemos que comprender què es un maestro de clientes y sus particularidades. El maestro de cliente agrupa los datos en categorìas : datos generales, datos del àrea de ventas y datos de sociedad.

Los datos generales son relevantes para contabilidad y comercial. Èstos, son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquìa, que es el mandante. Esta àrea, cumple la funciòn de evitar la redundancia de datos. Por lo tanto, son vàlidos para todas las unidades organizativas del mandante.

Los datos del àrea de ventas se determinan para el nivel comercial. Los mismos, son vàlidos para el àrea de ventas respectiva ( organizaciòn de ventas, canal de distribuciòn y sector ).

Los datos de sociedad, en cambio, son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.

El dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.

Nos focalizàremos sòlo en el segmento mandante y comercial (àrea de ventas) que son los que influìran nuestras modificaciònes en el customizing como Consultor Funcional SD.

2 - El segmento de datos generales (Nivel mandante)

Los datos generales, como se mencionò anteriormente, son aquellos que son indistintos a una unidad organizativa, por lo tanto son independientes de ellas.

Datos Generales Maestros de Clientes : Podemos encontrar en cada una de las etiquetas de este segmento los siguientes campos :

> Direcciòn : nombre, direcciòn, idioma. > Puestos de descarga : horas de entrada de la mercaderìa.

> Datos de control : Informaciòn de impuestos. > Datos de exportaciòn : datos para el control de las exportaciones.

> Pagos : Datos bancarios. > Personas de contacto : direcciòn de interlocutores comerciales.

> Marketing : Clasificaciòn del cliente y la industria.

Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, està controlada por el status campo del grupo de cuentas.

3- El segmento de àrea de ventas

Està àrea del maestro del cliente debe ser mantenida de acuerdo a cada àrea de venta, puesto que la informaciòn a registrar serà diferente de acuerdo a cada àrea de venta en la que el cliente opere con la organizaciòn ( no es lo mismo tener operaciones con un canal de distribuciòn de venta minorista, que uno mayorista).

Los Datos del àrea de venta Del maestro Cliente se definen con las siguientes solapas o etiquetas en el sistema :

> Ventas : Oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.

> Expediciòn : condiciones de expediciòn, centro suministrador, zona de transporte.

> Documento de facturaciòn : clasificaciòn de IVA repercutido, condiciones de pago.

> Funciones de interlocutor : Destinatario de mercancìas, destinatario de factura, pagador.

4 - El maestro de clientes y grupo de cuentas

El grupo de cuentas controla què datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.

Los grupos de cuentas ya estàn definidos en el sistema SAP estàndar como ser :

> 0001 solicitante.

> 0002 destinatario de mercaderìas.

> otros.

>0003 pagador

Cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registraciòn del maestro.

El grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creaciòn del dato maestro, y luego se puede modificar siempre y cuando, se tengan en cuenta ciertos recaudos sobre posibles pèrdidas de datos o necesidad de cargar otros.

Esta separaciòn con grupos de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeraciòn : los destinatarios de mercaderìas, pagadores y receptores de factura con otros. Estos diferentes maestros se podràn vincular luego, con un concepto que veremos, denominado Determinaciòn de Interlocutores.

5 - Los controles de los grupos de cuentas

El Grupo de Cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada, no es posible la modificaciòn si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector de Àrea de ventas y mandante.

El Grupo de Cuentas controla :

º Los rangos de nùmero de las cuentas

º El status de los campos en el registro maestro

º Si la cuenta es de clientes o proveedores esporàdicos

Grupo de Cuentas : Es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial.

Controla el status campo de los segmentos, si la cuenta es esporàdica y el rango de los nùmeros. Ademàs, permite la agrupaciòn de los maestros con caracterìsticas principales.

6 - Los rangos de nùmeros para grupos de cuentas

Para cada grupo de cuenta se define un rango de nùmeros para la identificaciòn del registro.

El mantenimiento de los rangos de nùmeros d clientes, solicitantes, etc. Se realiza en una tabla de configuraciòn del IMG de nivel mandante. Esta tabla contiene una identificaciòn de dos dìgitos para el intervalo que comprende : el intervalo en sì, el consumo del mismo y la caracterìstica de asignaciòn.

La asignaciòn interna o externa de nùmeros identifica,si el còdigo del registro es propuesto por el sistema (interna) o por usuario (externa).

En la asignaciòn interna, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente nùmero disponible en el rango de nùmeros.

En la externa, el usuario selecciona el nùmero de cuenta. Loa nùmeros no tienen que ser consecutivos, por consiguiente no se puede visualizar con certeza el consumo.

Los intervalos no pueden solaparse, es decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definiciòn de nùmeros que el intervalo 00.

Crear rangos de nùmeros de deudores : Ingresar con la siguiente ruta >

IMG > Referencia SAP >> Gestiòn financiera >> Contabilidad de deudores y acreedores >> Cuentas de deudor >> Preparar creaciòn de datos maestros de deudores >> Crear rangos de nùmeros de ctas. deudores.( transacciòn XDN 1)

En esta transacciòn del Customizing podremos ver todos los intervalos que se pueden visualizar, modificar o crear para los grupos de cuentas.

Se puede apreciar en modo visualizaciòn, que el rango 01 comprende el intervalo 00000001 a 00009999 y la asignaciòn es interna. Ninguno de estos intervalos existentes està solapado con otro.

La asignaciòn de rangos de nùmeros de deudores : Una vez que son mantenidos y configurados los intervalos (recordemos que los mismos son a nivel mandante)debemos asignarlos al grupo de cuenta. Para esto ingresamos al IMG con la siguiente ruta :

>>IMG: Referencia SAP >> Gestiòn financiera >> contabilidad de deudores y acreedores >> Cuentas de deudor >> Preparar creaciòn de datos maestros de deudores >> Asignar rangos de nùmeros a grupos de cuenta para deudores

El grupo de cuentas 0002 Destinatario mercaderìa tiene asignado el rango de nùmeros 01. Esta asignaciòn tiene como efecto que los datos maestros registrados se haràn dentro del intervalo compuesto del 00000001 a 00009999 y determinado por el sistema.

Cada rango de nùmeros se puede asignar a uno o varios grupos de cuentas.

7 - El status campo de los grupos de cuenta

El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo, queremos asegurarnos que el usuario en los datos de correspondencia no deje incompleto ciertos campos como la direcciòn, por lo tanto se determinan ciertos campos como " entrada obligatoria ".

El status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el Customizing del grupo de cuenta.

La definiciòn del status campo del grupo de cuenta es vital, esto permitirà la omiciòn de errores en las transacciones que invocan la informaciòn del maestro para que al usuario se le exija la entrada de la informaciòn al momento de crear el cliente. Tambièn debemos tener cuidado en establecer campos como obligatorios que luego la transacciòn los tiene como suprimidos, se generan muchas inconsistencias en este sentido, lo mejor para estos casos es definir en las transacciones los campos como opcionales y que el grupo de cuentas determine el estatus que se desea volcar en ese campo.

En el video de la lecciòn se puede ver que : Primero ingresamos al IMG con la siguiente ruta :

>>IMG: Referencia SAP >> Gestiòn financiera >> Contabilidad de deudores y acreedores >> Cuentas de deudor >> Preparar creaciòn de datos maestros de deudores >> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

Seleccionando cualquiera de los grupos de cuentas creados podemos presionar en la opciòn Desglosar Status Campo y poder ingresar a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/àrea del maestro ( Nivel mandante o datos generales, segmentos o datos de sociedad (FI) y Segmento àrea de ventas o datos ventas (SD).

Al hacer doble click en datos generales tenemos la opciòn de todos los grupos de status campo disponibles. Por ejemplo, si clickeamos en el subgrupo de Direcciòn se puede apreciar que el Nombre 1/ Apellido es una entrada obligatoria al momento de registrar un maestro con este grupo de cuentas; pero el tratamiento (Sr, Sra, Empresa, Dr, etc ) es un dato opcional.

Puedo posicionarme en cualquiera de los subgrupos y visualizar los campos que comprende con la opciòn Lista de subgrupos, ubicado en la parte superior.

Los datos maestros no sòlo se pueden ver afectados por el status campo contenido en el grupo de cuenta, sino tambièn, debido a la transacciòn que utilizamos (visualizaciòn, modificaciòn y creaciòn). Podemos determinar campos que en la modificaciòn se encuentren visualizados, puesto que los mismos son sensitivos para la organizaciòn y una vez creados se desean como no modificables.

Modificaciones para la transacciòn

Para realizar estas modificaciones se pudo apreciar en el video que ingresamos al IMG con la siguiente ruta :

>> IMG : Referencia SAP >> Gestiòn financiera >>Contabilidad de deudores y acreedores >> Cuentas de deudor >> Preparar creaciòn de datos maestros de deudores >> Definir formato de pantalla por actividad (deudores)

Aquì nos encontraremos con cada una de las actividades para los maestros : Creaciòn, modificaciòn y visualizaciòn y con los grupos de campos que podemos modificar su status de campo.

Es decir, que el status campo de un maestro està determinado por la suma de las dos variantes de status campo : grupo de cuenta y transacciòn (actividad). Debemos tener cuidado en la combinaciòn puesto que, si seteamos en la actividad de creaciòn lo configuramos como SUPRIMIR, esta combinaciòn de status campo nos arrojarà un error puesto que, existe una inconsistencia en que un campo tenga entrada obligatoria y a la vez no se encuentre para completarlo.

8 - La cuenta normal o cuenta ocasional (CPD)

Para todos los clientes con los que sòlo mantiene relaciones comerciales esporàdicamente, debe crear registros maestros especiales. Estos registros maestros contienen clientes esporàdicos (ocasionales o eventuales).

A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD ( cuenta pro diversos) no contiene informaciòn sobre un cliente especìfico, puesto que dicha cuenta se utiliza para màs de un cliente. Por lo tanto, deben suprimirse los campos especìficos de cliente en los status campos.

Los datos especìficos se ingresan mediante la creaciòn del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operaciòn comercial, no antes.

Para determinar que una es CPD

Debemos definir que el grupo de cuentas es relevante como CPD para esto ingresamos a :

>> IMG : Referencia SAP >> Gestiòn financiera >> Contabilidad de deudores y acreedores >> Cuentas de deudor >>Preparar creaciòn de datos maestros de deudores >> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

Aquì, seleccionando el grupo de cuentas que deseemos podemos tildar la opciòn Cuenta pro diversos, para que la misma quede habilitada como esporàdica.