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✒️SAP SD El grupo de cuentas
SAP SD El grupo de cuentas
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LECCION 3
EL GRUPO DE CUENTAS
1| EL MAESTRO DE CLIENTES
Antes de abordar el concepto de GRUPO DE CUENTAS, tenemos que comprender que es un maestro de clientes y sus particularidades.
El maestro de clientes agrupa los datos en categorías: datos generales, datos del área de ventas y datos de sociedad.
Los datos generales son relevantes para contabilidad y comercial. Estos, son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía, que es el mandante. Esta área, cumple función de evitar la redundancia de datos. Por los tanto, son validos para todas las unidades organizativas del mandante.
Los datos del área de ventas se determinan para el nivel comercial. Los mismos, son validos para el área de ventas respectivas (organización de ventas, canal de distribución y sector).
Los datos de sociedad, en cambio, son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.
El dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.
Nos focalizaremos solo en el segmento mandante y comercial (área de ventas) que son los que influirán nuestras modificaciones en el customizing como consultor funcional SD.
2| EL SEGMENTO DE DATOS GENERALES (NIVEL MANDANDE)
Los datos generales, como se mencionó anteriormente, son aquellos que son indistintos a una unidad organizativa, por lo tanto son independientes de ellas.
Podemos encontrar en cada una de las etiquetas de este segmento los siguiente campos:
· Dirección: nombre, dirección, idioma.
· Datos de control: información de impuestos.
· Pagos: datos bancarios.
· Marketing: clasificación del cliente y la industria.
· Puestos de descarga: horas de entrada de la mercadería.
· Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones.
· Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales.
Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, esta controlada por el status campo del grupo de cuentas.
3| EL SEGMENTO DE AREA DE VENTAS.
Esta área del maestro de cliente debe ser mantenida de acuerdo a cada área de venta, puesto que la información a registrar será diferente de acuerdo a cada área de venta en la que el cliente opere con la organización (no es lo mismo tener operaciones con un canal de distribución de venta minorista, que uno mayorista).
Los datos de área de venta del maestro de cliente se definen con las siguientes solapas o etiquetas en el sistema.
· Ventas: oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.
· Expedición: condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte.
· Documento de facturación: clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago.
· Funciones de interlocutor: destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador.
4| EL MAESTRO DE CLIENTES Y GRUPO DE CUENTAS.
El grupo de cuentas controla que datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.
Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser:
· 0001 solicitante
· 0002 destinatarios de mercaderías.
· 0003 pagador.
· Otros.
Cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración del maestro.
El grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro, y luego se puede modificar siempre y cuando, pero se deben tener ciertos recaudos sobre posibles pérdidas de datos o necesidad de cargar otros.
Esta separación con grupos de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración: los destinatarios de mercaderías, pagadores y receptores de factura con otros. Estos diferentes maestros se podrán vincular luego, con un concepto que veremos, denominado determinación de Interlocutores.
5| LOS CONTROLES DE LOS GRUPOS DE CUENTAS.
El Grupo de Cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada, no es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector de Área de ventas y mandante.
El grupo de cuentas es una agrupación posible de maestros, que permite:
- Determinar el rango de número de las cuentas.
- El status campo en el registro maestro.
- Si la cuenta es de cliente esporádico.
Grupo de cuentas: es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial.
Controla el status campo de los segmentos, si la cuenta es esporádica y el rango de los números. Además, permite la agrupación de los maestros con características principales.
6| LOS RANGOS DE NUMEROS PARA GRUPOS DE CUENTAS.
Para cada grupo de cuenta se define un rango de números para la identificación del registro.
El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc.. se realiza en una tabla de configuración del IMG de nivel mandante. Esta tabla contiene una identificación de dos dígitos para el intervalo que comprende: el intervalo en si, el consumo del mismo y la característica de asignación.
La asignación interna o externa de números identifica, si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por usuario (externa).
En la externa, el usuario selecciona el numero de cuenta. Los números no tienen que ser consecutivos, por consiguiente no se puede visualizar con certeza el consumo.
Los intervalos no pueden solaparse, es decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.
Crear rangos de números de deudores
Pudimos ver en la animación de ingresamos con la siguiente ruta:
Ø IMG: REFERENCIA SAP
|-> GESTION FINANCIERA
|-> CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES
|-> CUENTAS DE DEUDOR
|-> PREPARAR CREACION DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES
|-> CREAR RANGOS DE NUMEROS DE CTAS. DEUDORES
(TRANSACCION XDN1).
En esta transacción del customizing podremos ver todos los intervalos que se pueden visualizar, modificar o crear para los grupos de cuentas.
Se puede apreciar en modo visualización, que el rango 01 comprende el intervalo: 00000001 00009999 y la asignacion es interna. Ninguno de estos intervalos existentes esta solapado con otro.
La asignación de rangos de números de deudores.
Una vez que son mantenidos y configurados los intervalos (recordemos que los mismos son a nivel mandante) debemos asignarlos al grupo de cuenta. Para esto ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
>IMG: Referencia SAP
|-> GESTION FINANCIERA
|-> CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES
|-> CUENTAS DE DEUDOR
|->PREPARAR CREACION DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES
|-> ASIGNAR RANGOS DE NUMEROS A GRUPOS DE CUENTA PARA DEUDORES.
El grupo de cuentas 0002 Destinatario mercadería tiene asignado el rango de números 01. Esta asignacion tiene como afecto que los datos maestros registrados se harán dentro del intervalo compuesto del 00000001 a 00009999 y determinado por el sistema.
Cada rango de números se puede asignar a uno o varios grupos de cuentas.
7| EL STATUS CAMPO DE LOS GRUPOS DE CUENTA
El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo, queremos asegurarnos que el usuario en los datos de correspondencia no deje incompleto ciertos campos como la dirección, por lo tanto se determinan ciertos campos como “entrada obligatoria”.
El status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta.
Gracias a la animación anterior pudimos ver que:
Primero ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
>IMG: Referencia SAP
|-> Gestion Financiera
|-> contabilidad de deudores y acreedores
|-> cuentas de deudor
|-> preparar creación de datos maestros de deudores.
|-> definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
Seleccionando cualquiera de los grupos de cuentas creados podemos presionar en la opción Desglosar Status Campo y poder ingresar a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/área del maestro (nivel mandante o datos generales. Segmentos o datos de sociedad (FI) y segmentos o datos ventas (SD).
Al hacer doble click en datos generales tenemos la opción de todos los grupos de status campo disponibles. Por ejemplo, si clickeamos en el subgrupo de Direccion se puede apreciar que el Nombre1 / Apellido es una entrada obligatoria al momento de registrar un maestro con este grupo de cuentas; pero el tratamiento (SR, SRA, EMPRESA, DR, ETC) es un dato opcional.
Puedo posicionarme en cualquier de los subgrupos y visualizar los campos que comprende con la opción Lista de subgrupos, ubicado en la parte superior.
Las datos maestros no solo se pueden ver afectados por el status campo contenido en el grupo de cuenta, sino también, debido a la transacción que utilizamos (visualización, modificación y creación). Podemos determinar campos que en la modificación se encuentren visualizables, puesto que los mismos son sensitivos para la organización y una vez creados se desean como no modificables.
Modificaciones para la transacción.
Para realizar estas modificaciones se pudo apreciar en la animación que ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
>IMG: referencia SAP.
|-> gestión financiera
|-> contabilidad de deudores y acreedores
|-> cuentas de deudor
|-> preparar creación de datos maestros de deudores
|-> definir formato de pantalla por actividad (deudores).
Aquí nos encontraremos con cada una de las actividades para los maestros: Creacion, modificación y visualización y con los grupos de campos que podemos modificar su status de campo.
Es decir, que el status campo de un dato maestro esta determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuenta y transacción (actividad). Debemos tener cuidado en la combinación puesto que, si seteamos en la configuración de IMG que un campo tiene un status campo en el grupo de cuenta como ENTRADA OBLIGATORIA y en la actividad de creación lo configuramos como SUPRIMIR , esta combinación de status campo nos arrojara un error puesto que, existe una inconsistencia en que un campo tenga entrada obligatoria y a la vez no se encuentre para completarlo.
8| LA CUENTA NORMAL O CUENTA OCASIONAL (CPD)
Para todos los clientes con los que solo mantiene relaciones comerciales esporádicamente, debe crear registros maestros especiales. Estos registros maestros contienen clientes esporádicos (ocasionales o eventuales).
A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (CUENTA PRO DIVERSOS) no contiene información sobre un cliente especifico, puesto que dicha cuenta se utiliza para mas de un cliente. Por lo tanto, deben suprimirse los campos específicos de cliente en los status campos.
Los datos específicos se ingresan mediante la creación del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operación comercial, no antes.
Para determinar que una cuenta es CPD
Debemos definir que el grupo de cuentas es relevantes como CPD para esto ingresamos a:
>IMG: referencia SAP
|->GESTION FINANCIERA
|->CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES
|->CUENTAS DE DEUDOR
|->PREPARAR CREACION DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES
|->DEFINIR GRUPO DE CUENTAS CON FORMATO DE PANTALLA (DEUDORES).
Aquí, seleccionando el grupo de cuentas que deseemos podemos tildar la opción Cuenta pro diversos, para que la misma quede habilitada como esporádica.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Oriana Onasis Parra Orozco, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.
Oriana Onasis Parra Orozco
Profesión: Lic. en Comercio Internacional - Venezuela - Legajo: TK29W
✒️Autor de: 113 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime