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El tratamiento de reclamaciones

Cuando la mercancía está defectuosa, o la factura es incorrecta, el cliente genera un reclamo. Si el reclamo es justificado, el cliente recibe un abono.

Se crean devoluciones, una solicitud de nota de cargo y de abono, una nota de cargo y de abono o una solicitud de rectificación de factura después de haber:

• Creado un pedido de cliente.
• Entregado la mercancía al cliente y facturado al cliente por la mercancía.

Diferentes casos de reclamación:

• Solicitud de devolución: se genera si el cliente devuelve la mercancía.
• Solicitud de corrección de la factura: se crea si existe una desviación en el precio o cantidad.
• Nota de abono (nota de crédito): se genera si no se generó una bonificación pactada.

* Puede crear las devoluciones o una solicitud de cargo, (nota de débito) o de abono (nota de crédito) con referencia a un pedido de cliente o un documento de facturación.

* La solicitud de corrección de factura o de abono/cargo (sin solicitud de abono/cargo) se crea haciendo referencia al documento de facturación.

* Para devoluciones, solicitud de abono o cargo, solicitud de corrección de factura, la facturación tiene lugar después de la verificación y la autorización mediante la creación de un abono a un cargo.

Las solicitudes de abono y cargo:

Se pueden crear:

• Sin referencia a una operación comercial anterior.
• Haciendo referencia a un documento de facturación
• o haciendo referencia a un pedido de cliente.

En los dos últimos casos, el sistema puede determinar el importe correcto a partir del documento anterior.

A efectos de evaluación: deberá introducir un motivo para la solicitud de abono cargo.

* La solicitud de abono/cargo contiene un bloqueo de factura que impide la facturación inmediata. Una vez que se haya verificado el tratamiento sea prueba quitando dicho bloqueo.

Cuando los documentos de facturación se contabilizan abono/cargo los documentos contables necesarios se generan automáticamente de esta forma, los importes correctos se abonan o cargan en la cuenta al cliente.

- Para poder crear un abono, el proceso necesita que se lleve a cabo una fase de autorización o verificación. Esto se implementa mediante un bloqueo de factura.

- Los documentos de devolución, solicitud de abono, solicitud de cargos y solicitud de corrección de factura contienen un bloqueo de factura.

- Las reclamaciones injustificadas se rechazan y el motivo para el rechazo se introduce en una posición en cuestión. Una vez verificadas todas las posiciones del documento, se puede liberar para facturación. Se retira el bloqueo de factura.

Las posiciones rechazadas, no se copian en los documentos de facturación, aunque sean disponibles a efectos de evaluación.

Las devoluciones: Se pueden crear haciendo referencia a:

• un documento de facturación.
• o a un pedido

- De esta forma, el sistema recibe todos los datos necesarios acerca de por ej.: las cant., los precios acordados desde el documento original.

- También se introduce un motivo a los efectos de evaluación y su tratamiento precisa de una fase de autorización que se implementa mediante el bloqueo de factura automático.

- Cuando una mercancía defectuosa llega al almacén, se contabiliza la entrada de mercancía basándose en la entrega de devolución entrega entrante. Normalmente se contabiliza en un stock de devolución independiente en vez de un stock de libre disponibilidad. La contabilización se realiza antes o después de que se haya creado el abono.

Aprobadas las devoluciones, es decir, una vez que se ha quitado el bloqueo de factura, el abono y los documentos de contabilidad necesarios se generan, como resultado del proceso de facturación. El importe correcto se contabiliza automáticamente en el haber de la cuenta del cliente.

La siguiente podría ser una pregunta. Examen de certificación:¿Cuál de las afirmaciones siguientes acerca de las clases de factura para las notas de abono y de cargos son correctas?

1. Se pueden crear nota de abono y de cargo con referencia a un pedido estándar? Esto es falso si observamos la figura 631 vemos que se pueden crear devoluciones y solicitudes de cargo y abono con referencia a un pedido, pero no a un abono.
2. ¿Se pueden crear notas de abono de cargo sin referencia en operación comercial anterior? Esto es falso, es decir, se pueden crear solicitudes de abono y de cargos sin referencia en operación comercial anterior, pero no notas de abono y de cargo, que serían el documento de factura.
3. ¿Se pueden crear una nota de abono y cargo con referencia a solicitudes de abono y de cargo? afirmación es verdadera, Esto es justamente lo que muestra la figura 632.
4. ¿Se pueden crear notas de abono y de cargo con referencias a mercaderías devueltas?. Esto es falso, ya que si bien una vez que se quita el bloqueo de factura el abono de los documentos contabilidad necesario se genera como resultado del proceso de facturación, no tiene sentido generar una nota de cargo o una devolución que nos hace un cliente.
5. ¿Se pueden crear una nota de abono y de cargo con referencia a un documento de facturación?. Esto es verdadero, ya que se como se observa en la figura 631 vemos que se puede crear una nota abono con referencia a un documento de facturación.

Solicitudes de corrección de factura

Corrección de factura, se utiliza para corregir las cantidades o valores, por lo que ya se ha facturado al cliente siempre se crea, haciendo referencia al documento de facturación incorrecto.

El cliente recibe un documento que contiene la siguiente información:

• La cantidad y el precio que se calcularon originalmente
• la cantidad y el precio correcto
• y el importe adeudado o debido en la cuenta del cliente

- En la solicitud de corrección de factura, se genera una posición de abono cargo para cada posición del documento de facturación incorrecta.

- Los cambios solo se pueden realizar en las posiciones de cargo.

- Las posiciones de abono y de cargo siempre se borran por pareja. Las parejas de posiciones que no sean modificados pueden borrarse.

Anulación de un documento de facturación:

Transacción VF11: anulación de documentos de facturación

Un documento de facturación puede tener que anularse, por ejemplo, si las condiciones de pago o dirección de pagador han cambiado. En este caso se genera un documento de facturación aparte, (un documento de anulación de factura) y un nuevo documento contable.

El doc. modelo de documento de facturación (por ejemplo, la entrega de factura anulada) se puede facturar de nuevo.

En el sistema estándar las facturas pueden anularse mediante la clase de factura S2

Aclaraciones:

- El abono se factura en base al pedido (hace referencia a la devolución y no a la entrega de devoluciones)

- La diferencia es que la solicitud de abono o la solicitud de cargo son documentos de venta, son pedidos. En cambio, el abono o el cargo son documentos de facturación que se crean en base a las solicitudes.

- La solicitud de corrección de factura hacer un "borrado de pares". Lo que hace llanamente, es darle al cliente una nota de crédito para corregir la facturación errónea.

Pero para hacerlo, anula la posición inicial y coloca el valor remanente que debe ser facturado, haciendo que el neto entre las dos posiciones, se dé como crédito al cliente. Ej: Es decir, originalmente se facturó 3000 ARS en una posición de un pedido. Pero se debería haber facturado 2800 ARS. Por ende la solicitud de corrección de factura, genera dos posiciones. Una por - 3000 ARS y la otra por 2800 ARS. Cuando se facturan ambas posiciones en una nota de crédito, el resultado es una nota de crédito por 200 ARS.