✒️SAP SD Los métodos de creación de documentos de facturación

MÉTODOS DE CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN

1. ¿Cuáles son los distintos métodos de facturación?

1. Facturación de forma explícita (VF01)

• Se puede generar una factura por una o mas entregas y uno o más pedidos, para una misma factura.
• Si no se especifica la clase de factura, el sistema jalará de la parametrización.
• Si no se genera la factura, verificar el log de errores, menú Tratar-->Log.
• Se puede seleccionar tanto posiciones individuales como cantidades parciales de posiciones; para lo cual se debe seleccionar la función "Selección de posición en facturación".

2. Pool de facturación (factura individual / factura colectiva - VF04)

• Normalmente no se factura individualmente, sino que la facturación es periódica en el proceso colectivo, en el cual se puede generar más de una factura.
• Se debe indicar los criterios de selección: solicitante, fecha de factura, país receptor, número del documento de ventas, área de ventas, puesto de expedición, etc.
• Dentro de los criterios de selección, se indica si el pool de facturación se debe generar en base al pedido, entrega o ambos.
• Tiene formas de tratamiento como: Modo simulación, Factura individual, Factura colectiva, Factura colectiva con diálogo.
• Cuando se trata el pool de facturación en modo simulación, el sistema muestra documentos de facturación sin grabar los documentos, si presentan error, se indica el status de tratamiento correspondiente.
• El log muestra qué documentos de facturación se han creado a partir de un pool de facturación y los errores que han surgido.

3. Factura en fecha determinada (calendario de fábrica en el maestro de cliente)

• Se genera una factura en una fecha determinada, para que las entregas que vencen en dicha fecha puedan agruparse en una factura colectiva y enviarse juntas. Para lo cual se debe:

1. En un calendario de fábrica, actualizar las fechas de facturación individuales mediante reglas especiales.
2. En el registro maestro de cliente del pagador, solapa Factura (Fechas facturación), indicar el número del calendario de fábrica.

• Entonces, al crear un documento comercial, el sistema copia la próxima fecha de facturación del calendario de fábrica y lo introduce en el documento correspondiente como fecha de facturación.

4. Facturación en proceso de fondo (periódicamente o en una fecha determinada) (VF06)

• El job de fondo se puede ejecutar de manera automática: Periódicamente (todos los lunes a las 2 horas); o, En una fecha determinada (el 19 de julio a las 20 horas).
• El sistema puede repartir el pool de facturación en varios jobs de fondo e iniciarlos a la vez. Para que de esta forma, pueda emplearse varios procesadores y conseguir una mejor utilización del hardware. SAP recomienda no seleccionar las opciones de la imagen de selección con respecto a log o lista detallada, para conseguir un mayor rendimiento.

2. ¿Cómo anular un proceso colectivo de facturación?

• Cuando se genera la facturación mediante pool de facturación, el sistema crea una numeración para el proceso colectivo, generando una o más facturas agrupadas por un número de proceso colectivo.
• Se puede anular un proceso colectivo de facturación mediante este número. Se anulan entonces todos los documentos de facturación del proceso colectivo. Se puede volver a facturar los documentos precedentes a la factura anulada.
• La opción es: Menú SAP-->Logística-->Comercial-->Facturación-->Sistema de información-->Documento de facturación-->Log de proceso colectivo-->Documentos-->Anular todo.

3. ¿De qué trata la interfase facturación general?

Mediante la cual se puede facturar documentos externos en el sistema SAP, es decir, pedidos y entregas que no se han creado en el sistema SAP.

1. Actualice el registro maestro del cliente creado en la unidad 3 lección 2, indicando en las fechas de facturación el calendario AM – Acuerdo: liquidación mensual. Nota: acceda a la solapa de Factura en los datos de área de ventas.

Respuesta:

• El cliente creado fue: 130001
• VD02 - Modificar cliente. Ingresar el cliente y el área de ventas correspondiente.
• Datos de área de ventas. Solapa Factura, sección "Factura".
• En el campo "Fechas facturación" seleccionar AM (Acuerdo: liquidación mensual).
• Grabar.

2. Genere los siguientes pedidos de ventas. Guarde los pedidos y anote el número. Cree las entregas de salida, el picking y la contabilización de la salida de mercancías de los pedidos que acaba de crear.

PEDIDO 1:

• a. Área de Ventas: 7500/10/00
• b. Solicitante: 130001
• c. Número de pedido de cliente: U6-L4-66
• d. Posición 10: Material: MAY-01 Cantidad: 10

PEDIDO 2:

• a. Área de Ventas: 7500/10/00
• b. Solicitante: 130001
• c. Número de pedido de cliente: U6-L4-66
• d. Posición 10: Material: MAS-01 Cantidad: 15

PEDIDO 3:

• a. Área de Ventas: 7500/10/00
• b. Solicitante: 130001
• c. Número de pedido de cliente: U6-L4-66
• d. Posición 10: Material: MAS-01 Cantidad: 25

Respuesta: Transacción para crear pedido VA01, y VL01N para crear las entregas, picking y contabilización. Para crear las entregas la fecha de reparto tiene que ser la actual.

• PEDIDO 1: 4004 - Entrega : 80002152
• PEDIDO 2: 4005 - Entrega : 80002153
• PEDIDO 3: 4006 - Entrega : 80002153

3. Como el cliente quiere que le entreguemos una única factura a fin de mes por todas las entregas realizadas, tendremos que generar una factura colectiva, desde el pool de facturación. Filtramos los datos según el solicitante:

Respuesta: Transacción para el pool de facturación VF04.

• Quitar los filtros de fecha y otros.
• Ingresar el solicitante.
• Check en la sección Documentos a seleccionar, opción "En base a la entrega".
• Click en procesar.
• Seleccionar las 3 entregas a facturar.
• Click en "Factura colectiva/diálogo". En esta opción con diálogo se muestra la pantalla de creación de factura con la clase factura F2.
• Se observa que la fecha de facturación es para el último día del mes, esto por la configuración del registro maestro del cliente.
• Grabar documento.
• Factura creada: 90001503

El flujo de documentos visto desde la factura sería el siguiente:

• Pedido estándar 0000004004
• Entrega 80002152
• Pedido estándar 0000004005
• Entrega 80002153
• Pedido estándar 0000004006
• Entrega 80002154
• Factura 90001503
• Documento contable 0100000432

El flujo de documentos visto desde uno de los pedidos sería el siguiente:

• Pedido estándar 0000004004
• Entrega 80002152
• Orden de picking 20190713
• DM entrg. salida mrc 0100000168
• Factura 90001503
• Documento contable 0100000432