✒️Las metodologías de implementación de SAP

ASAP: Metodología de implementación de SAP (Accelerated SAP)

SAP propone su propia metodología de implementación para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización. Esto es porque una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc.)

Fases de la metodología ASAP:

Consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos de proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

Fase 1: Preparación del Proyecto (10% del tiempo total):

Se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe definir el alcance del proyecto, y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben de estructurar los equipos de trabajo, roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.

Es importante definir el cronograma de actividades, avance y aplicación de medidas correctivas en el cual debe participar de manera activa a los consultores.

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento.

Fase 2: Planos del negocio (Business Blueprint) (15% del total del tiempo)

Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas.

La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto. La manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles:

• Nivel 0: Validar alcance del proyecto
• Nivel 1: Estructura Organizacional
• Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales
• Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.

Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. La situación actual de la empresa para saber las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual.

Siguiente aspecto: Determinar la situación futura, con esto se comienza la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.

Siguiente paso, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles GAPS tanto funcionales como técnicos. Los GAPS pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnicos. En este sentido esta fase es cíclica.

Este es el primer momento donde la capacitación hace su primer tarea, que es la de capacitar al usuario técnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.

Fase 3: Realización/Diseño (45% del tiempo total)

Parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y técnicos que se han diseñado que deben estar validados por los usuarios.

El ajuste de los parámetros la realiza los consultores funcionales. Todas las parametrizaciones realizadas deben almacenarse en órdenes de transporte y se probadas para poder ser transportadas al ambiente de prueba.

Finalizada la parametrización, se comienza a desarrollar lo que no está en el ERP estándar. Las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán ser los mínimos para que la implantación sea segura para un ugrade posterior.

Las interfaces deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes del anterior sistema como de SAP.

El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase en donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

Fase 4: Preparación Final (20% del tiempo final)

Es momento de pasar todo a prueba.

Las pruebas unitarias (prueban cada proceso o ciclo con un modelo real de la operación diaria, en cada módulo), son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o la corrección de errores.

Las pruebas integrales (verifican la integración de los procesos, entre todos los módulos implementados) son complejas de realizar por el alto grado de interacción.

Pruebas de Stress o Volumen: Corresponden a las pruebas de performance del sistema cuando este opera con todos sus usuarios conectados.

Como esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y deberán estar aceptados por el usuario. Además el usuario técnico deberá estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados, y el usuario final deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la información a cargar deberá de estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipación ya que la carga de datos maestros suele ser retrasada.

Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

Fase 5: Puesta en producción y soporte (10%):

Dos objetivos inmediatos: Dar soporte a la operación, y optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema, y de los nuevos procedimientos administrativos.

Con la optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza la implementación exitosa de SAP R/3.