✒️SAP CO La distribución / valoración de costos

UNIDAD 04 LECCIÓN 04 DISTRIBUCIÓN / VALORACIÓN

1-. Distribución:

Transferir contabilizaciones de COSTOS PRIMARIOS desde un CeCo Emisor hacia Objetos de CO, Sólo los Centros de Costos o Procesos de Negocio pueden ser utilizados como emisores de una Distribución.

Objeto de Costo Receptor: CeCo, OI, Elemento PEP´s, un objeto de costo o un proceso de negocio.

Ojo: Se pueden restringir las Categorías de Receptores permitidos a través del Customizing de CO.

Ojo: Este tipo de Accción de Cierre permite solo la recontabilización de Costos Primarios.

Las Contabilizaciones Primarias son alojadas en un CeCo y luego Distribuidos al final del Período, por la definición que el usuario le parezca conveniente.

Los Costos Distribuidos se mantienen en la misma CLASE DE COSTOS, no cambia por ningun motivo a otra clase.

Se Contabilizan Partidas Individuales en el Emisor y en el Receptor, permitiendo que la distribución sea registrada en el detalle absoluto.

OJO: Las distribuciones pueden ser anuladas, las veces que sean necesarias.

Se utiliza el Método de Ciclos de Segmentos para definir relaciones existentes entre Emisores y Receptores con sus caracteristicas de Distribución Correspondiente.

2-. Comparación: Recontabilización y Distribución Periódicas:

La diferencia entre Recontabilización y la Distribución se deben al contenido y performance.

Para Recontabilización Periódica o Traspaso: no se registran créditos de forma separa en el Emisor para la Clase de Costos en el Reporte General, lo que significa que el importe de Débito original no puede ser controlado ahí mismo.

En la Distribución el sistema contabiliza los totales de los registros de créditos, la contabilización en el receptor es la misma tanto en la recontabilización como en la distribución.

Ojo: Otra Ventaja de la Distribución es el registro del interlocutor de la Operación (proveedores, clientes, etc) se transfiere en la operación, no así en la recontabilización periódica.

Lo que significa que el interlocutor podrá ser mostrado en el sistema de información en los totales de cada nivel si se desea cuando se haya usado, el método de distribución.

OJO: En términos de Performance, los registros ingresados por la recontabilización son menores que los almacenados durante el proceso de distribución, por lo que la ejecución de un proceso de distribución tiene peor performance que una recontabilización.

3-. Valoración o Subreparto:

La Valoración fue creada para transferir Costos Primarios y Secundarios, desde un Centro de Costos Emisor a Objetos de Contabilidad de Gestión, Durante la Valoración, los CeCos o Procesos de Negocios pueden ser usados como emisores.

Un Receptor de este tipo de tarea puede ser un CeCo, OI, Elementos PEP, Objetos de Costos o un proceso de Negocios.

Se puede limitar las Categorias a ser incluidas mendiante el Customizing de CO.

Las Contabilizaciones de Costos Primarios y Secundarios son Reasignadas al Final de un Período gracias a la definición de claves o parámetros definidos por el usuario.

Durante la Valoración, las Clases de Costos Originales son Agrupadas en Clases de Costos de Valoración o Subreparto (Categoría de ClaCo 42), por lo tanto el sistema registra pocas cantidades de registro haciendo que la valoración tengan un performance aún más optima que la recontabilización o la distribución.

El Subreparto en términos de simplicidad y performance es muy ágil pero se pierde reconciliación con FI de forma directa porque se usa una Clase de Costos secundaria de Tipo 42 que no tiene su correspondiente cuenta de Mayor en FI, es necesario efectuar una reconciliación por el libro de reconciliación o a través de Coffe con la implementación de New Sheld.

Las partidas contabilizadas tanto en el emisor como en el receptor, haciendo que la reasignación de los saldos sea Homogénea y trazable en total detalle.

El sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores.

OJO: El uso de este Método implica que en la reasignación de los Saldos al receptos no se quiere hacer el Drilldown sobre la clase de costos componentes que se tenían en el emisor, sino que la información es absolutamente irrelevante.

Como en la Distribución también se mantiene el interlocutor en las partidas que se transfieren del emisor al receptor.

Las Actividades de Valoración pueden ser anuladas las veces que sean necesarias. Se utiliza el Método de los Ciclos con Segmentos para establecer las relaciones entre emisores y receptores.

SEGMENTO: describe una cantidad de emisores y receptores correspondientes, todos se tratan según la misma norma de distribución.

4-. Realizando una Distribución con Subreparto / Valoración:

Alocar los valores de un CeCo a otro, usando una clase de costos secundaria de subreparto sobre el total de una o más clases de costos primarios en el objeto emisor.

a-. Verificar: FI - CO - CONTAB. DE CECOS - SIST. INFO - INFOR. DE CONTAB. DE CECOS - COMPRARACIÓN PLAN/REAL - S_ALR_87013611 CECO REAL/PLAN/DESV.

b-. Verificar: FI - CO - CONTAB. DE CECOS - CIERRE DE PERIODOS - FUNCIONES INDIVIDUALES - IMPUTACIONES - SUBREPARTO KSU5.

c-. Detalles - actualizar esquema de imputaciones. & Ciclo

5-. Visión General: Recontabilización, Distribución y Valorización (subreparto) Periódica:

Aspectos Generales:

a-. Las Recontabilizaciones y las Distribución Periódica, son usadas con ClaCos Primarios. Los Costos Transferidos a los receptores utilizan la misma Claco. Transfieren completamente los costos primarios a los elementos de imputación que tengan los receptores; las Clases de Costos Secundarias se mantienen en los emisores.

b-. La Valoración o Subreparto: contrario a las 2 anteriores, permite la reasignación de saldos correspondientes a Clases de Costos Primarias y Secundarias. La Información del Costo Primario se pierde en la valoración, puesto que los costos son alocados utilizando Clases de Costo de Valoración (categoria 42).

Por tanto los Costos Primarios y secundarios se agrupan en clases de costos de valoración usándose la cantidad que se necesite (de acuerdo a los propósitos que se tengan).

En cuanto al Performance se recomienda el uso de Recontabilizaciones Periódicas antes que la Distribución, como el sistema no registra las relaciones emisor/receptor en los registros de forma total, tenemos mejor rendimiento en la ejecución a este nivel.

La valoración tiene mejor performance en lo que respecta a la alocación de costos primarios y secundarios. Ya que pueden ser totalizados en una sola contabilización hacia l clase de costos de valoración.

6-. Ciclos e Iteraciones:

Las relaciones de Segmentos dentro de un Ciclo pueden ser definida de manera que las Recontabilizaciones, Reasignaciones o Distribuciones de un CeCo con diferentes segmentos tenga lugar (un CeCo es Receptor de Costos). Lo CeCos que ya recibieron acreditaciones pueden sufrir reacreditaciones durante el procesamiento de un Ciclo.

Para Garantizar que se finalice la acreditación en la contabilidad de un CeCo en SAP, el sistema procesa las relaciones entre Receptores y Emisores que fueron definidos en un Ciclo Iterativo.

Los Segmentos son procesados hasra que todos los emisores son acreditados de acuerdo a los valores que los mismos contienen.

Para realizar este tipo de Actividad (ITERACIÓN) el indicador correspondiente debe estar activado con un Flag en la Cabecera del Ciclo.

El sistema procesará los segmentos de acuerdo a la secuencia y en forma iteractiva. Si el indicador esta desactivado se procesará de acuerdo a la secuencia del ciclo, en el cual el performance es mejor.

7-. Cabecera del Ciclo:

La Función de la Verificación Formal: nos permite controlar y validar si los datos volcados en el ciclo son correctos para el momento de correrlo en el futuro. Si existe un error lo podemos veificar en el LOG y corregir las relaciones dadas entre los segmentos correspondientes.

La Busqueda de Objetos: EL Sistema la utiliza para mostrar un ciclo utilizando valores fijo que el usuario puede ingresar (CeCos, Clases de Actividad y demás) y además para mostrar los segmentos para los cuales fueron registrados.

Resumen de Segmentos: muestra todos los segmentos utilizados en un ciclo. Si lo que se necesita es visualizar un segmento en particular puede utilizar la función búsqueda para encontrar el segmento requerido.

La Función de Mantenimiento: nos permite mover segmentos en la lista de resumen de segmentos.

La importancia de la Lista de Segmentos en el Resumen, puesto que alterar el cambio en modo de mantenimiento puede afectar la forma en la que se lleva a cabo la ejecución de la reasignación de saldos.

Se puede ordenar y agregar segmentos en un ciclo, de acuerdo a los requerimientos deseados.

Es posible mostrar los Documentos de cambios referidos a las modificaciones realizadas en el ciclo. El Log del sistema explota la información de cambios de ciclos y segmentos o configuraciones incluyendo: Fecha de modificación del ultimo ciclo modificado, el nombre de la persona o usuario que realizo dicha modificación, el nombre del segmento, la regla del emisor, la regla del receptor, el porcentaje del emisor, la clase de costo de valoración.

8-. Resumen de Ciclo:

Provee un repaso de todos los ciclos de una misma categoría, incluyendo todos los segmentos que sean relevantes. Los Ciclos seleccionados para una distribución son mostrados en un árbol principal.

Los segmentos son asignados a un nivel inferior en la jerarquía en cada caso.

En la etiqueta de los criterios de selección se Determina la Información adicional y los ciclos serán informados en el árbol.

En cuanto a la Definición de segmentos nos es posible definir de delimitaciones que atañen a los mismos, como información sobre definiciones del emisor o del receptor.

Para procesar la información de forma iterativa se necesita activar un flag correpondiente en la definición del ciclo. SAP incluirá las relaciones de ciclo en la red de CeCos lo que significa que el emisor tambien puede actuar como receptor.

La Función de Verificación habilita al usuario a controlar un ciclo individual antes de realizar la ejecución en real a la distribución.

Se puede analizar la verificación con el LOG y corregir las fallas encontradas en los segmentos y las relaciones de iteración.

El sistema controla si el total del porcentaje llega a ser de 100% o si los valores fijos son iguales en el emisor y el receptor.

OJO: es necesario activar el Log de Ejecución para poder visualizar el detalle del procesamiento de la distribución.

9-. Valoración / Subreparto: Esquema de Imputación:

Para una visión de los Costos que serán valorizados, se pueden agrupar en Clases de Costos de Forma Individual o en Intervalos que apunten a una clase de costos de valoración o subreparto.

En cada segmento se puede determinar si se asigna a una única clase de costos de valoración o a un esquema de imputación.

En el Esquema de Imputación se deberá definir cuales Clases de Costos serán las que se distribuyan sobre ciertas clases de Costos de valoración.

Por lo tanto esto hace innecesario la creación de más de un segmento, uno solo sería suficiente para obtener la información de costos a la que se le asignará los gastos.

El esquema de Imputación se puede asignar a una ÚNICA clase de Costos, área de clase de costos o grupos de clases de costos.

Para mantener el esquema de imputación se debe realizar mendiante la modificación de un segmento correspondiente, donde podremos visualizar, modificar o crear nuevas estructuras de distribución.

10-. Distribución Acumulativa:

Los procesos de Valoración, Distribución y Recontabilización Periódica son frecuentemente ejecutados por período. Significa que los valores contabilizados en un emisor de los costos para un periodo, son alocados o distribuidos por el sistema en base a las Clases de Cuotas que fueron ingresadas en ese mismo periodo.

Si las Clases de Cuotas o los Valores contenidos en el Emisor están sujetos a fuertes fluctuaciones y se encuentran utilizando el procesamiento basado en el periodo, no se podrá asignar la distribución de costos de acuerdo a la estructura de la fuente.

El proceso de Distribución Acumulativa permite suavizar las desviaciones dada por las fluctuaciones en las clases de cuotas o valores del emisor. Esto se realiza mediante la distribución repartida sobre los periodos.

En el Maestro del Ciclo, en la cabecera se define que el ciclo lleva a cabo distribución acumulativa o no, para el procesamiento.

Si un Ciclo con Distribución Acumulativa es ejecutado, el sistema distribuirá los valores contenidos en el emisor que se han contabilizado hasta el momento de la distribución, incluyendo el periodo en curso, basándose en la clase de cuota, acumulados desde el periodo 1 en adelante.

SAP Además acumula los valores de distribución que determinó y contabilizo en el periodo actual, menos los valores distribuidos en los periodos anteriores. Esto asegura que la contabilización en los periodos anteriores se mantenga sin cambios.

OJO: La Distribución Acumulativa es un proceso que puede ser activado tanto en la Distribución, valorizaciones y recontabilización Periódica.

OJO: Se recomienda el uso de Distribuciones Acumulativas solamente si la relación dada entre el Emisor y Receptor son estables del mismo Ejercicio. El sistema controla si esto se cumple cuando ejecuta el proceso.

Para el procesamiento de este Método, siempre los valores que se consideran son los que se encuentran desde el Periodo 1 del ejercicio en curso.

11-. Cancelar y Recontabilizar el Segmento:

Se realizar producto de información recibida pasado el cierre, ajustes de auditoría y errores comunes que generen corrección.

El procedimiento de Cancelar y Recontabilizar el Segmento permite tomar los segmentos de un periodo anterior y contabilizar a una nueva distribución en el periodo actual, usando la información corregida del periodo anterior.

La Cancelación de un Segmento elimina la Distribución Contabilizada para el segmento seleccionado mediante la recontabilización de resultados con el signo contrario ( ya sea negativo para positivo o viceversa). La información del periodo actual para el cierre no es modificada.

La Cancelación y Recontabilización de un segmento elimina la Distribución pero mantiene la información del componente. Si lo requiere puede corregir información de un periodo anterior para un segmento(s) particular (es). Además puede modificar los valores estadísticos, intercambiar los signos, seleccionar diferentes receptores y hacer las correcciones que se requieran.

Puede utilizar la función de Recontabilizar solo cuando es en combinación de la Cancelación, es decir, que no existe una función separada de recontabilización.

OJO: aunque el periodo a revertir generalmente esta cerrado, no tiene implicancia puesto que netearemos los resultados con la cancelación y la recontabilización, sin embargo las distribuciones realizadas en periodos anteriores deben haber usado los ciclos y segmentos que se usan para el periodo en curso que no se encuentra cerrado, No se debe repetir la actividad de cierre de períodos para los periodos anteriores, puesto que se pueden generar inconsistencias de reporting para los períodos en asunto.

Este ajuste realizado por segmento es posible realizarse en alocaciones tales como: valoración, distribución y por recontabilización periodica. Lo importante es que los segmentos individuales son cancelados y recontabilizados, pero no en el ciclo en su totalidad, es decir que las relaciones de iteración entre ciclos no se encuentran incluidos en este proceso, por lo tanto puede caudar posibles errores el no anular y recontabilizar segmentos iteractivos al mismo tiempo.

12-. Distribución Manual de Costos:

Permiten contabilizar Clases de Costos Primarias y Secundarias de Forma Manual.

A Diferencia de la Recontabilización de costos, la cual reduce la partida original del débito en el CeCo, un registro crediticio separado se contabiliza en el emisor.

La Distribución Manual nos permite ajustar errores posibles en la Distribución, en clases de Costos Primarias y Secundarias a través de importación de información de sistemas externos. Permitiendo la realización de ajustes que no involucran anulaciones, sino una nueva distribución.

Puede utilizarse para todas las categorias de Clases de Costos, la única excepción es la CATEGORIA DE CLASE DE COSTOS 43, la cuál solo se puede utilizar cuando es en distribución en base a clases de actividad, los emisores y receptores incluye a: CeCos, OI, Elementos PEP, procesos de negocio, redes, actividades, órdenes de clientes y objetos de costos.

LA DISTRIBUCIÓN MANUAL SOLO SE PUEDE ULTIZAR CON VALORES REALES, NO CON VALORES PLAN.

Si se lleva a cabo la Distribución en base al Periódo por medio de la Distribución Manual, deberá asegurarse que todas las Clases de Costos Utilizadas en la contabilización manual están contenidas en el esquema de distribución para la distribución automática.

Los Costos que son debitados en en CeCo para la Distribución manual de costos no pueden ser luego debitados utilizando recontabilización periódica. Las recontabilizaciones periodicas son en sí mismas correcciones a las contabilizaciones por lo que deben llevarse a cabo antes de las distribuciones, ya sean manuales o automáticas.