✒️SAP FI El cobro / pago automático

Cobro pago automático.

1.- Repaso de datos maestros.

El programa de datos automáticos nos permite emitir pagos masivos los cuales hace la tarea de cuentas a pagar más eficiente.

Para que el programa funcione correctamente necesita mantenimiento previo de llenar algunos requisitos y datos relevantes necesarios.

Datos maestros de acreedores y deudores.

Solapa Datos generales.

Cliente/Acreedor.

Si un deudor es también acreedor o al revés se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada , también se pueden visualizar en el reporte de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

Solapa Datos generales-Pagos.

Cuentas bancarias Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor y del deudor. Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.

Pagador/Receptor alternativo.

Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.

La entrada en el segmento de sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Existen diversas formas de utilizar esta función del dato maestro. Si se marca la tilde Especificaciones individuales se podrán ingresar los datos del receptor de pagos al momento de ingresar las facturas con esta opción no es necesario que el recepto del pago este creado como dato maestro en SAP.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta de deudor/ acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

Cuando se introduce una factura, se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago mediante el matchcode. Si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

Si se introduce un receptor del pago alternativo,éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

Solapa datos de Sociedad.Gestión de cuenta.

Centra y subsidiaria.

En algunas industrias, los clientes los clientes realizan las ordenes de compra localmente pero pagan sus facturas de forma centralizada a través de la central. Existe una diferencia entre flujo de mercancias y el flujo de pagos Esto se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de la subsidiaria cada u es un dato maestro diferente.Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central .En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.

Si se selecciona el campo Gestión descentralizada en el registro maestro de la central el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

Solapa Datos de Sociedad-Pagos

Claves de bloqueo Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta en proceso de pago, se puede utilizar en los pagos automáticos, el bloqueo surte efecto si se ha almacenado en los datos maestros o se ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta cobro del cheque.Se refiere a la cantidad de días que transcurre usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma fecha de contabilización del pago tiempo hasta que se cobro el cheque.

La fecha valor sirve como información a tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de pago determina la lista de vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar.

Si en la partida pagar se indica explícitamente una vía de pago esta entrada tiene preferencia sobre lso datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas la partidas individualmente en este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor,en este caso las partidas abiertas no se agruparan para un pago.

Banco propio Se determina los datos bancarios con los cuales se pagará.

2.- Repaso partidas abiertas.

Transacción FB02 para visualizar y modificar partidas individuales

FBL1N modificaciones masivas.

Desde estas transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso que sea necesario.

3.- Programa de Pagos automáticos.

Es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de paga a proveedores. Este programa permite realizar automáticamente lo siguiente:

Seleccionar facturas pendientes que deben pagarse.

Contabilizar documentos de pagos.

Imprimir medios de pagos.

Imprimir medios de pagos o crear el soporte para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pagos consite en 4 pasos:

1.- Fijar parámetros.En este paso se plantean y se responden las siguientes preguntas.

• ¿Qué se tiene que pagar?
• ¿Qué vías de pago se utilizarán?
• ¿Cuando se llevará a cabo el pago?
• ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?
• ¿Cómo se les va a pagar?

2.-Generar una propuesta.El sistema inicia la ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros . Se generará una lista de los interlocutores comerciales(Deudores/Acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear facturas para pago.

3.- Planificar la ejecución del pago.Una vez verificada la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4.- Imprimir los medios de pago. Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F110 Finanzas-Gestión Financiera- Acreedores-Operaciones periódicas- Pagos

Parámetros

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos

Fecha de ejecución Lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa.

Identificación Se utiliza ara identificar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuestas

La fecha de contabilización. es la fecha en la cual se contabiliza en el libro mayor. Esta fecha aparece como propuesta de la de la fecha de ejecución de la pantalla anterior.

Todos los documentos ingresados hasta la fecha. "Documentos creados hasta" : son los que se incluyen en la l ejecución de pago.

Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Sí se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma. Si se desea especificar un rango de sociedades, deberá introducir la primera y la última sociedad del rengo entre paréntesis.

Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual.

El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago.El sistema seleccionará en base a ésta fecha, las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.

Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se podrán completar con rangos o seleccionar con la ayuda del icono opciones de selección múltiple.

Revisemos las siguientes solapas:

Selección libre:nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional como fecha de contabilización podemos elegir hasta tres filtros.

Log adicional.Nos permite seleccionar que información deseamos ver en el Log de la propuesta de pagos.

Impresión y soporte de datos.

Propuesta:

Una vez ingresados los parámetros en la pantalla principal del programa de pagos se deberá planificar la propuesta de pagos que se debe crear . En la ejecución de propuesta el programa seleccionará documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Para ello utiliza los criterios de búsqueda que se especificaron cuando introdujeron los parámetros. A continuación el programa agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos de bancos que se utilizarán. Si el sistema no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición esta bloqueada para pago , añadirá estas posiciones a la lista de excepciones Una vez finalizada la ejecución de propuesta el sistema genera dos informes.:

La lista de la propuesta de pagos y la lista de las excepciones.

En la primera pantalla de la transacción de tratamiento de la propuesta, visualizaremos un resumen de todos los pagos propuestos por el programa.

La lista de propuesta muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir. En función del Layout o disposición que utilicemos para la pantalla, se pueden visualizar los números de documentos y los descuentos por pronto pago asociados.

Si hacemos doble clic en un pago , podremos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión.Podemos modificar el bloqueo de pago y el descuento pro pronto pago de esas partidas abiertas.

Las facturas que coinciden con los parámetros de pago especificados pero que por algún motivo no se pueden pagar aparecerán en la lista de excepciones . Si seleccionamos el Log adicional la lista muestra por qué no se puede pagar la factura.podemos desglosarla varias veces para visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

Podemos asignar la partida a un pago distinto o crear un nuevo pago seleccionamos una vía de pago y el banco propio. Para ello utilizamos el icono Reasignar. en l pantalla modificar pagos.

Ejecución Una vez tratada y grabada la propuesta de pago la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

Hasta este punto no se ha realizado ninguna contabilización.Los documentos incluidos en esta ejecución de pago han sido bloqueados para cualquier otra contabilización, una factura pendiente incluida en la ejecución de pago actual se bloquea para evitar su pago manual o su pago en una ejecución de pago distinta.

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abierta y se realiza la contabilización en el libro Mayor.

Cuentas transitorias.

Parte de la metodología del SAP, recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de la entrada y salida de pagos, por ejemplo en el caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

Existen muchas ventajas derivadas del uso de cuentas transitorias.Permite conciliar en cualquier momento el saldo de ka cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente. Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado o debitado a la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta de banco real(cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

Impresión y soporte de datos:

El último paso dependerá de vías de pago que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posee la empresa La ejecución de impresión inicia al programa de impresión que realiza las siguientes tareas:

Transferir los medios de pago , los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión

Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos). Para que el sistema pueda ejecutar el programa de impresión , deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

Sí a un programa de impresión se le asignan diversas variantes, el sistema ejecutará el programa una única vez por variante.

Las variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión. Para cada variante que se haya llamado desde el programa de impresión de soporte de datos , se generarán órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión.Los usuarios pueden acceder a esta clase de órdenes para su impresión con la Transacción SP01.

Particularmente el programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

Asigna los números de cheques a los documentos de pago.

Actualiza los documentos de pago y los documentos de facturas originales con la información del cheque.

Imprime cheques y documentos adjuntos.

El programa de pagos es un programa sencillo de utilizar pero es importante conocer todos los pasos.Si los parámetros no están correctamente ingresados no conseguiremos una propuestas o no contendrá los documentos que necesitamos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Patricia Garcia Gonzalez