✒️SAP FI Las compensaciones de Cuentas de Mayor

UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Compensaciones de Cuentas de Mayor (lección 8°)

1. COMPENSACIONES DE CUENTAS CONTABLES

- Un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse.

- Esta función se utiliza para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo es cero.

- En el dato maestro de la cuenta contable debe estar tildada la opción "Gestión de partidas abiertas" (solapa Datos de Control).

- Las partidas abiertas forman el saldo contable de una cuenta. Por ejemplo la composición de la cuenta "Provisión de facturas a recibir" refleja las facturas de proveedores que aun no se han recibido.

- Existen dos formas de compensación:

A) Compensación de cuenta ~~ compensa las partidas abiertas en casos donde el Debe y el Haber suman cero.

B) Contabilización con compensación ~~ compensa las partidas abiertas generando adicionalmente una o más posiciones en la composición en casos donde el Debe y el Haber "no" suman cero, de esta manera se ajusta el saldo.

*** EJEMPLOS DE LA INSTRUCTORA SOBRE LA UTILIZACIÓN DE COMPENSACIONES ***

Es muy útil para el análisis de las cuentas pues se puede identificar rápidamente como está compuesta una cuenta, conocer las fechas y los importes de las partidas que conforman el saldo.

La mayor ventaja de las compensaciones es conocer que partidas aun se encuentran abiertas y necesitan algún seguimiento especial o tratamiento posterior.

Hay cuentas en las cuales no es necesario llevar un control por partidas abiertas ya que se controlan por saldos. Por ejemplo la cuenta Caja o Efectivo, lo que importa es el saldo de la cuenta y no su composición partida por partida.

Ejemplos de uso:

1- Cuenta de Impuestos a Pagar: sI se van contabilizando partidas que generan una deuda con el fisco y luego se hace una declaración jurada y se paga el monto correspondiente, se pueden compensar las partidas adeudadas con el pago realizado. Si alguien contabilizara una nueva partida para el mismo periodo, podría identificarse fácilmente ya que no estaría compensada. Este es el caso de retenciones o cuentas de IVA o algún otro tributo que se genere a lo largo de un periodo y se abone en un momento posterior.

2- Cuentas de banco: cuando se emiten cheques, se registran en la cuenta de banco, sin embargo esos cheques aun no se han debitado realmente de la cuenta bancaria. La compensación ayuda a identificar las partidas pendientes de débito y evitar llevar ese control en una planilla Excel.

3- Cuentas de mayor cuyas imputaciones del Debe se vinculen con alguna imputación en el Haber, por ejemplo cuentas de control o cuentas puentes, provisiones, etc.

2. COMPENSACIÓN DE CUENTA

- Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque éste documento puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas. También se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes.

a) Se accede a la transacción "F-03" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Cuenta/Compensar.

b) Se ingresa en la pantalla de selección los siguientes datos :

° Cuenta ~~ sólo se puede elegir una cuenta para compensar.

*** NOTA: Si bien en la pantalla inicial de la "F-03" se ingresa una sola cuenta para compensar las partidas entre sí, también se podría compensar las partidas abiertas de otra cuenta de mayor. Para traer las partidas de otra cuenta se accede al menú "Tratar/Seleccionar Otros" en la siguiente pantalla donde se tratan las partidas abiertas, se abrirá una nueva ventana para ingresar una nueva cuenta de mayor. Por ejemplo una partida en el Debe de una cuenta de Bancos y una partida en el Haber de una cuenta de Pasivo donde sabemos que ambas se deben compensar porque están relacionadas a la misma operación, entonces se utilizan para compensar dos partidas que están en cuentas de mayor diferentes.

° Fecha compensación ~~ en la que se registrará la compensación.

° Sociedad ~~ en la cual se encuentran registradas las partidas abiertas a compensar.

° Moneda ~~ en la cual se contabilizará la operación.

° Otras delimitaciones ~~ para acotar la búsqueda de documentos que se desea compensar. Por defecto está marcada la opción "Ninguna" que trae "todas" las partidas abiertas que posea la cuenta; si se filtra por "fecha de contabilización" se abre una nueva ventana para ingresar el rango de fechas correspondientes.

c) Se presiona ENTER o el ícono de confirmación (check verde).

d) En la pantalla siguiente se muestran todas las partidas pendientes:

+ partidas en color negro = significa que aun no han sido consideradas para ser compensadas.

+ partidas en color azul = significa que el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.

*** NOTA: En el ícono "Opción Tratamiento" (CTRL+F4) se puede definir a nivel de usuario cómo se desea que aparezcan las partidas en la pantalla de la transacción:

° Opción 1 (sin tilde en opción "Partidas selec. inicialmente inactivas") >> todas las partidas aparecen seleccionadas (en color azul) como si fuera a compensarlas a todas para luego ir sacando aquellas que no se utilizarán.

° Opción 2 (con tilde en opción "Partidas selec. inicialmente inactivas") >> todas las partidas aparecen sin ser seleccionadas (en color negro) para luego seleccionar aquellas que se desean compensar.

ICONOS EN LA PANTALLA DE LA TRANSACCIÓN

° Marcar todo (hoja con lineas verdes) ~~ seleccionar todas las partidas.

° Desmarcar todo (hoja con lineas blancas) ~~ des-seleccionar todas las partidas.

° Clasificación ascendente / Clasificación descendente (pirámide de rectángulos para arriba o abajo) ~~ primero se marca la columna que se desea ordenar y luego se presiona el ícono ascendente o descendente.

° Buscar contenido cuerpo / Buscar importe (larga vista) ~~ buscar algún documento. Cuando se presiona el ícono se abre una nueva ventana para ingresar el campo por el cual se desea realizar la búsqueda. Por ejemplo si se desea por clase de documento se selecciona e ingresa el valor de la clase que se está buscando.

° Moneda extranjera <> moneda local (100 con símbolos raros encima) ~~ cambia los importes de moneda de documento a moneda local.

° Activar partidas (fósforo) ~~ activa partidas para ser compensadas (se colocan en color azul). Se puede usar este ícono o simplemente haciendo doble clic sobre el importe de la partida.

° Desactivar partidas (fósforo encendido) ~~ desactiva partidas para no ser compensadas (se colocan en color negro). Se puede usar este ícono o simplemente haciendo doble clic sobre el importe de la partida.

° Apartado "Status de Tratamiento" - Campo "Asignados" ~~ muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una compensación el campo "Asignados" debe estar en cero.

e) Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero, se accede al menú Documento/Simular para ver el asiento que el sistema realizará.

La simulación permite:

+ verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos.

+ verifica que el asiento esté balanceado.

+ valida que no falten datos obligatorios.

+ visualizar como quedará el asiento.

f) Se presiona el ícono CONTABILIZAR (disckette) para que se grabe la operación de compensación.

g) El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron. Se visualiza en la transacción "FB03" el documento original cuyas partidas fueron compensadas, luego se posiciona en la posición compensada y se presiona "F2" (ícono lupa) donde aparece la ventana de información y bien abajo se visualiza la fecha de compensación y el número de documento de compensación, luego haciendo doble clic sobre este último se visualiza el documento de compensación propiamente dicho (siempre sin posiciones).

3. CONTABILIZACIÓN CON COMPENSACIÓN

- Se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Es decir se contabiliza y compensa simultáneamente.

° Cuenta de contrapartida ~~ puede ser la misma cuenta que se está compensando o una diferente.

° Ejecución ~~ al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas (S: cuenta de mayor, K: cuenta de acreedor, D: cuenta de deudor, A: cuenta de activo fijo) y diferentes monedas.

a) Se accede a la transacción "FB05" en la barra de comando.

b) Se ingresan los datos de cabecera (mismo formato de transacciones clásicas): fecha documento, fecha contabilización, clase, periodo, sociedad moneda.

c) En esta misma pantalla se selecciona la "Operación a tratar": Salida de pagos, Entrada de Pagos, Abonos, Traslados con compensación (compensar y contabilizar).

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

Consulta ~~ en la transacción FB05, en el campo de operación a tratar: para compensar y contabilizar tildamos "traslados con compensación" pero para qué sirven las otras opciones? (salida de pagos, entrada de pagos, abonos).

Respuesta ~~ con tas las opciones se puede compensar pero para el sistema no es lo mismo compensar que pagar. Si se trata de un pago y se seleccionan partidas de acreedores el sistema además de compensar las facturas calculará retenciones de impuestos y descuentos por pronto pago. También si se trata de pagos o cobranzas se alimentarán informes con datos de pagos que no se llenan si se trata de una compensación pura.

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*** NOTA: para continuar con la operación es indistinto el orden en que se ingresen los datos:

+ si se conoce el monto de la cuenta de contrapartida que se va a imputar se puede ingresar primero en el campo de posición que se encuentra abajo de la pantalla (apartado "Otra posición de documento") y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar.

+ se puede primero elegir la cuenta a compensar (ver punto d)) para luego colocar los datos de contrapartida.

d) En la pantalla de selección se selecciona el ícono "Seleccionar Partidas Abiertas" (F6) para elegir la cuenta que se quiere compensar.

e) En la pantalla de selección se ingresa la sociedad (ej: 3000), número de cuenta (ej: 120002 - Banco HSBC MN) y clase de cuenta (ej: S - cuenta de mayor).

Al igual que en las operaciones de "Solo Compensar", a la derecha de la pantalla se tienen las opciones que permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas a mostrar. En el ejemplo se tilda Ninguna.

f) Se presiona ENTER y se visualiza la misma pantalla de tratamiento de las operaciones de "Solo Compensar".

g) Se seleccionan las partidas abiertas a compensar (quedan en color azul). En el ejemplo se seleccionan 2 del mismo signo (N° documentos 1300000028 y 1300000031, clave contab. 40) de U$D 1.250 cada una, En el apartado de "Status de Tratamiento", campo "Asignados" se visualiza que suman U$D 3.000, este último importe es el que se ingresará como contrapartida en una nueva cuenta del banco Francés.

h) Se presiona el ícono "Resumen de Documentos" - SHIFT+F2 - (montañita con sol) para ingresar los datos de la contrapartida.

i) Se ingresa los datos de la nueva posición: clave de contabilización y la cuenta de contrapartida. En el ejemplo es la cuenta del Banco Francés (120012) y la clave 40 porque las partidas seleccionadas en el punto g) también son positivas, o sea están en el Debe, al compensarlas las estaremos pasando al Haber, por lo tanto la contrapartida debe ir al Debe.

*** NOTA: nos puede ayudar a determinar la "clave de contabilización" el saldo del campo "Sin Asignar" en el apartado "Status de tratamiento" de la pantalla del punto g). En el ejemplo ese "saldo negativo" representa a las partidas seleccionadas por lo tanto se necesita ingresar un "saldo positivo" para que el asiento quede balanceado.

j) Se presiona ENTER para pasar a la siguiente pantalla donde se continua completando los datos de la posición de contrapartida.

h) Se ingresa un " * " (asterisco) en el campo "Importe" para que el sistema complete automáticamente dicho importe de acuerdo a la selección de partidas que se haya hecho y se presiona ENTER. Entonces no es necesario completar el campo con el valor de la pantalla de tratamiento de partidas abiertas.

i) Para continuar se tiene varias opciones:

° Simular (Menú/Documento/Simular en la barra de menú) y grabar ~~ se finaliza la operación.

*** NOTA: con el ícono "Resumen de documento" solo vemos la posición que se ingresó manualmente (Banco Francés), en cambio si se realiza la "Simulación" se verá la o las posiciones que genera el sistema por la compensación de las partidas, es decir muestra cómo quedará un documento contemplando la contabilización de las partidas automáticas. Por ejemplo es muy común que en las compensaciones se registren diferencias por tipo de cambio.

° Seleccionar PAs (F6) (en la barra de herramientas de la transacción) ~~ para seleccionar nuevas partidas abiertas. Al presionar nos lleva nuevamente a la pantalla donde se elige otras cuentas (de mayor, deudor, acreedor) para continuar compensando.

° Tratar PAs (Shift+F4) (en la barra de herramientas de la transacción) ~~ para tratar las partidas partidas que ya habíamos seleccionado. Al presionar nos lleva nuevamente a la pantalla de tratamiento de partidas donde vemos modificado el apartado "Status de Tratamiento":

+ Campo "Importe Entrado" : toma el valor de la posición de contrapartida.

+ Campo "Asignados" : toma el valor de las partidas compensadas.

+ Campo "Sin Asignar" : se encuentra con valor cero, lo cual indica que ya se puede grabar el documento. Si no está en cero el sistema no permite generar un documento.

j) Siempre se SIMULA y se GRABA.

+ El número de documento generado se guarda en las posiciones compensadas del Banco HSBC.

+ En el reporte de partidas individuales del Banco Francés se ve el número de documento generado.

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

Consulta ~~ Qué tipo de documento SAP se genera al registrar una compensación.

Respuesta ~~ depende de la configuración. De manera estándar el sistema tiene parametrizada la clase de documento AB. Sin embargo dependiendo de la transacción, la clase de documento la puede completar el usuario. Por ejemplo, si se compensa por F-03, el sistema determina la clase de documento AB, pero si compensan por FB05, el usuario puede completar la clase de documento.

*** NOTA : visualizando un documento de compensación (FB03) se tiene la opción de conocer cuáles son los documentos que se compensaron, para ello se accede al Menú / Entorno / Utilización del Pago. El documento de compensación es un documento único que se guarda en todas las partidas compensadas, por lo tanto visualizando dicho documento se pueden ver todas las partidas que se han compensado.

4. COMPENSACIONES AUTOMÁTICAS

- Forman parte del cierre contable.

- Se compensan de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido. Esto se define por "parametrización" donde se especifica bajo qué criterios deben compensarse y su definición depende de la cuenta de mayor y la naturaleza de sus imputaciones. Por ejemplo las cuentas de banco donde generalmente se pueden compensar por importe y número de cheque.

4.1 Ejecución del proceso de compensaciones automáticas

a) Se accede a la transacción "F.13" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Operaciones Periódicas/Compensar automáticamente/Sin modelo de Moneda de Compensación.

b) La pantalla de selección consta de cuatro partes:

° Delimitaciones de los documentos a compensar ~~ se ingresan los parámetros para seleccionar las partidas a compensar.

° Selección de cuentas a compensar ~~ se ingresa la cuenta que se desea compensar tildando primero el tipo de cuenta (Deudores, Acreedores, Cuentas de Mayor) y luego la cuenta propiamente dicha.

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

Consulta ~~ En la pantalla de la transacción F.13 aparece el parámetro "operaciones CME" y "Tratam. Especial cuentas EM/RF", qué significan?.

Respuesta ~~ el parámetro Operaciones CME se utiliza para seleccionar partidas con indicador CME. El tema de los CME lo vamos a ver en la unidad 4.

Tratamiento EM/RF tiene que ver con la compensación de la provisión de facturas a recibir del módulo de MM. El tratamiento especial hace que el sistema no solo compense por pedido de compras sino que también tiene en cuenta el documento de material como criterio de compensación.

Consulta ~~ en qué moneda se compensa? En Moneda Local o en Moneda de documento o en Moneda Funcional (Fuerte) o de Grupo? Podemos seleccionar cuál deba considerar SAP para hacer la selección? (lo cual implicará que si en el resto de las monedas la suma no da cero entonces lo enviará a diferencia de cambio?).

Respuesta ~~ la moneda en la que compensa el sistema es la "moneda local". Para seleccionar/cambiar la moneda en la cual se realiza la compensación, hay que utilizar la transacción "F13E".

° Parámetros de contabilización de la compensación ~~ se ingresa la fecha de registro de la compensación. También se puede seleccionar la ejecución en "modo test" para analizar los resultados.

° Log de Salida (reporte) ~~ cómo se desea visualizar el reporte al ejecutar el programa: a) ver los documentos que se compensarán, b) los que no se compensarán y c) detalle de errores si los hay.

c) Se presiona el ícono EJECUTAR (F8) y se visualiza la siguiente información:

+ Partidas no compensadas ~~ todas las partidas que NO puede compensar porque "LA SUMA de las partidas que posean criterios comunes DEBE DAR CERO".

+ Partidas compensadas ~~ se agrupan las partidas que se compensan entre sí utilizando el número de documento como código agrupador y mostrando la fecha con la cual se contabilizó el documento de compensación.

4.2 Diferencia de Tipo de Cambio

- Se contabiliza automáticamente. Esta surge por diferencias en los tipos de cambio que se registraron entre el momento de origen y el momento de la compensación.

- La cuenta a compensar DEBE tener asignada "por parametrización" la cuenta de resultado donde se contabilizará la diferencia de tipo de cambio.

5. ANULACIÓN DE COMPENSACIONES

- Las anulaciones se realizan por una transacción exclusiva ya que las compensaciones generan documentos de compensación y estos están a su vez enlazados con las partidas que compensan.

a) Se accede a la transacción "FBRA" en la barra de comando o a través del menú Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Anular Compensación.

b) Se ingresan los datos claves del documento a anular: Número, Sociedad, Ejercicio.

c) Previo a la anulación se puede visualizar información sobre el documento a anular:

+ Ícono Cuentas (CTRL+F1) ==) muestra las cuentas compensadas en el documento.

+ Ícono Partidas (CTRL+F2) ==) muestra las partidas compensadas con el documento.

d) Se presiona el ícono GRABAR (CTRL+S).

*** NOTA 1 = para documentos de "solo compensar y el documento no genera posiciones", con la anulación el status del documento de compensación cambia a "ANULADO" y se lo visualiza en la cabecera del mismo. La anulación de la compensación NO GENERA un nuevo documento por la anulación.

La consecuencia de anular un documento de compensación es que las partidas anteriormente compensadas vuelven a un estado de "partidas abiertas".

*** NOTA 2 = para documentos "contabilizar y compensar", con la anulación se define bajo qué modalidad se anula:

+ Solo anulación de la compensación ==> solo se anula la compensación pero NO sus posiciones. En este caso el asiento se mantiene igual y solo se desvincula el número de documento de compensación de las partidas anteriormente compensadas. En tal situación dichas partidas vuelven a un estado de "partidas abiertas".

+ Anulación de la compensación ==> se anula la compensación y el asiento. El sistema solicita se ingrese el motivo de la anulación (01-Periodo Actual o 02-Periodo Cerrado) y luego de grabar SE GENERA un documento de anulación. La operación se finaliza mostrando dos mensajes, el documento que se anuló y en número de documento de anulación.

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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Antonio Peinado Sempere