✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Lección: Documento contable posterior Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor. Estas opciones son: Retener Documentos Documentos preliminares Veremos las principales características de ambas opciones de registración, al final de la unidad veremos un vídeo de cómo utilizarlas en el sistema. Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. La opción de Retener documentos posee las siguientes características: Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables. Osea no impacta en un saldo. Los documentos retenidos no se visualizan en reportes. El sistema no le asigna ningún número de documento. Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido. Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos. La imagen que vemos a continuación corresponde a la transacción Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra el icono Retener que permite guardar un documento es un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior. Imagen 2.5.1 - Transacción FB50 - Icono Retener Documento Luego de presionar la opción retener documentos el sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar Documento es sinónimo de Retener Documento una vez presionado este botón se guarda en estado borrador). Imagen 2.5.2 - Nombre del Documento Retenido Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar. Imagen 2.5.3 - Selección del Documento Retenido Nota: En el panel modelos de trabajo en la lista de documentos retenidos se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido. Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados. En las transacciones clásicas, por ejemplo F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú Documento Retener. A su vez, si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú Documento Traer Documento Apartado. Si se desea listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta cuando elegimos la opción lista debemos completar un * en el nombre del usuario. Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características: El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado. Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables. Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares). Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados. La imagen que vemos a continuación corresponde a la transacción Enjoy FV50, en la misma podemos ver donde se encuentra el ícono Registrar de forma Preliminar que permite guardar un documento es un estado previo a la contabilización. Imagen 2.5.4 - Transacción FV50 - Icono Registrar de Forma Preliminar Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc. Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas. Modificaciones de documentos preliminares Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones. Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección. Transacción FBV2 > Finanzas |-> Gestión Financiera |-> Libro Mayor |-> Documento |-> Documentos preliminares |-> Modificar La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios. Imagen 2.5.5 - Selección de documentos para modificar La siguiente imagen corresponde a la transacción de modificación de documentos preliminares en la cual podemos observar que tiene completo el campo Número de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le pueden realizar las modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar. Imagen 2.5.6 Modificación de documentos preliminares
Existe una diferencia muy importante entre Grabar y Grabar Completamente. Grabar implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no. Grabar Completamente verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error. Contabilización de documentos preliminares Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse. Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad o en el libro mayor. Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán. Transacción FBV0. > Finanzas |-> Gestión Financiera |-> Libro Mayor |-> Documento |-> Documentos preliminares |-> Contabilizar/Borrar. La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos. Imagen 2.5.7 - Selección de documentos para contabilizar Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad. iImagen 2.5.8 - Contabilización de documentos preliminares Una de las principales utilidades de los documentos preliminares es tener control de la contabilización donde un usuario ingresa un documento y otro controla y contabiliza, existe una funcionalidad en SAP llamada Workflows la cual permite diseñar procesos de liberaciones en múltiples procesos de negocio lo cual permite operaciones entre distintos módulos de SAP. En un proceso de Wrokflow se establece Que, Quien, Cuando y Como se realiza una determinada tarea en el sistema, en estos procesos de Workflow también participan los documentos preliminares donde luego de haberse registrado se disparan por medio de mails a usuarios liberadores quienes son los responsables de continuar con la operación. Borrar documentos preliminares Desde la misma transacción de contabilizar FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú Documento Borrar Documento Preliminar. Imagen 2.5.9 - Menú de acceso para borrar documentos preliminares Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones. Imagen 2.5.10 - Cabecera de documentos preliminares borrados En las próximas lecciones aprenderemos a consultar reportes de saldos y de partidas individuales. No obstante veremos aquí cómo se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales. En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares. Caso contrario no se visualizará en el reporte.
1 | Introducción
3 | Documentos Preliminares
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Edwart Gustavo Rodriguez Garzon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Edwart Gustavo Rodriguez Garzon
Colombia - Legajo: WG70V
✒️Autor de: 135 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Inicial