✒️SAP FI - Documento contable posterior

SAP FI Documento contable posterior

UNIDAD 2 - DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR:

En los casos en que no se pueda completar todos los datos para crear un documento, podemos grabar temporalmente el asiento, sin que genere una contabilización del libro mayor, mediante:

1. Retener (Apartar) documentos: Permite grabar temporalmente los datos ingresados el grabar un documento en los diferentes módulos de SAP sin necesidad de haber finalizado la carga del mismo. Se graba como un documento "borrador".

Posee las siguientes caracteristicas:

- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables (No impacta en los saldos)

- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes

- El sistema no le asigna ningún número de documento

- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.

- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos

Para retomar el tratamiento de un documento retenido debemos abrir el panel de Modelos de trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.

2. Documentos preliminares: El documento puede estar completo pero no contabilizado. La contabilización comprende un proceso posterior. Los documentos preliminares se pueden visualizar en la lista de partidas individuales, sin embargo, no actualiza los saldos de los mayores contables y tampoco impactan en los saldos de balances.

Un documento preliminar se puede modificar, borrar o contabilizar.

Hay dos formas de generar documentos preliminares:

  • Registración preliminar: permite guardar los documentos de manera incompleta sin necesidad de cumplir con las validaciones previas a la contabilización.
  • Registrar completamente: no se puede guardar un documento preliminar hasta que no estén todos los datos necesarios ingresados. Se validan los datos de la misma manera que si fuera una contabilización.

Posee las siguientes caracteristicas:

- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.

- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.

- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes

- Los documentos preliminares podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, y en caso de ser necesario podrán ser borrados, en el caso que correspondan.

Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un número de documento, el cual es correlativo que corresponde según la clase de documento. Cuando el documento realmente se contabiliza conservando el mismo número de documento.

TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES:

Permite introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También permite verificar si un documento preliminar ya esta completo.

El tratamiento posterior de documentos preliminares tiene su mayor utilidad en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza, por lo que permite definir responsabilidades diferenciadas.

Modificación de documentos preliminares:

Pueden modificarse tantos datos de cabecera excepto la moneda y la clase de documento. Un documento preliminar se puede modificar tantas veces como sea necesario. Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masiva a través de lista de selección.

La transacción para modificar documentos preliminares es FBV2

Una vez modificado podemos:

- Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.

- Grabar completamente: Verifica que se tengan todos los datos obligatorios completos, como si fuera a ser contabilizado.

Contabilización de Documentos preliminares:

Un documento preliminar puede contabilizarse o borrarse.

- Si se contabiliza actualizara los saldos contables

- Si se borra queda el número de documento y los datos de cabecera con status de borrado.

La transacción para borrar documento preliminar es FBV0

Borrar documentos preliminares:

Desde la misma transacción FBV0 se puede borrar si por algun motivo no corresponde la contabilización. Sin embargo aun podrán ser consultados ya que el número de documento generado no se elimina, pero al consultar muestra los datos de cabecera original con status anulado y sin posiciones.

VISUALIZACIÓN DE REPORTES: TRANSACCIÓN FBL3N (VISUALIZAR/MODIFICAR PARTIDAS)

En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar en CLASE el tilde de visualizar partidas preliminares, con lo cual se mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status.

- El triangulo amarillo identifica las partidas preliminares

- El circulo rojo partidas contabilizadas.

LA ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS ES MÁS EFICIENTE QUE LA RETENCIÓN DE DOCUMENTOS YA QUE MUCHAS EMPRESAS LO UTILIZAN PARA EL CONTROL POR MÁS DE DOS PERSONAS (UNA INGRESA Y OTRA VERIFICA Y OTRA CONTABILIZA)


Sobre el autor

Publicación académica de Yarly Perez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Yarly Perez

Profesión: Ingeniero de Sistemas - Panama - Legajo: ZJ17Q

✒️Autor de: 71 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo CO Nivel Inicial

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Ingeniero de sistemas con estudios especializados en organización de empresas. trayectoria profesional en consultoria de procesos y sistemas, planificación estratégica y gestión de proyectos.

Certificación Académica de Yarly Perez

 

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