✒️SAP FI - Documento contable posterior

SAP FI Documento contable posterior

1. Documento Contable Posterior

1.1. Introducción

Esta opción nos sirve cuando el usuario es interrumpido o no cuenta con todos los datos para contabilizar, por lo cual no es necesario borrar o cancelar sino contáramos con dos opciones

1.2. Retener documentos

Esta opción permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar después con el ingreso.

Este cuenta con las siguientes características:

1. No actualizan los saldos de los mayores contables

1. No se visualizan en reportes

2. El sistema no le asigna número de documento.

3. El sistema solicita una denominación para identificar posteriormente.

4. Los documentos se pueden tratar después para contabilizar o borrarlo.

En una transacción enjoy FB50 vemos el icono de “RETENER” que permite retenerlo y continuar posteriormente.

Esta habilitara una ventana emergente donde se ingresa el nombre del documento y presionamos Apartar documento que es sinónimo de Retener

Cuando deseamos retomar el tratamiento de un documento retenido, presionamos el icono “MODELOS TRABAJO DE” donde encontraremos Docum. Apartado, en esta pantalla solo se visualizarán los documentos retenidos creados por el usuario que lo creo.

Una vez finalizada la contabilización del documento retenido desaparece de la lista de documentos apartados.

En las transacciones clásicas F-02 la opción de retener la encontramos en la barra de menú, “Documento”, “Retener”.

Y a su vez si ya está grabado y queremos continuar con el tratamiento del documento, vamos a menú, “documento”, “traer documento apartado”

1.3. Documentos preliminares

Mediante la entrada preliminar podemos guardar un documento, aunque tengamos validaciones o datos obligatorios pendientes.

Estos tienen las siguientes características:

1. El sistema asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento ingresada.

2. Los documentos no actualizan saldos de los mayores contables.

3. Estos documentos se pueden visualizar en reportes, con un estatus

4. Los documentos se podrán completar, modificarse, verificarse y contabilizarse posterior incluso por otro usuario, en caso que corresponda los documentos pueden borrarse.

En las transacciones enjoy vemos el icono de “Registrar de forma preliminar” en la barra de transacción.

1.4. Tratamiento posterior de Documentos preliminares

Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar documentos más eficientes con un doble control donde un usuario guarda el documento de manera preliminar y otro revisa y contabiliza.

1.4.1. Modificaciones de documentos preliminares (Tx. FBV2)

Pueden modificarse tanto los datos de posición como de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento, y numero de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario y pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.

Un documento preliminar se puede modificar y guardar nuevamente de forma preliminar, también esta guardar (guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no) y guardar complemente (verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si él fuera a contabilizarse realmente.)

1.4.2. Contabilización de documentos preliminares (FBV0)

Si se contabilizan actualizan los saldos contables e impactan la contabilidad

Si se borra, quedara el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.

Podemos seleccionar por un documento individual o lista de documentos.

Una vez visualicemos el documento podemos hacer cambio o contabilizarlo en el icono de “contabilizar”

Proceso de Workflow se indica que, quien y cuando y como realiza determinada tarea, donde se disparan correo para los usuarios que deben continuar con el proceso.

1.4.3. Borrar documentos preliminares (FBV0)

Desde la misma transacción de contabilizar, se puede borrar un documento preliminar, para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú, “Documento”, “Borrar Documento Preliminar”, los documentos borrados se pueden consultar, ya que los documentos generados no se eliminan, se muestra la cabecera del documento con su estatus anulado y sin posiciones.

1.4.4. Visualización en reportes

En la pantalla de selección del reporte debemos marca la tilde de visualizar partidas preliminares.

Los documentos preliminares se podrán diferenciar por el estatus, es el triángulo amarillo que identifica las partidas preliminares.


Sobre el autor

Publicación académica de Rosibel Tabora Carabantes, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP SemiSenior

Rosibel Tabora Carabantes

Profesión: Ing. en Sistemas - Honduras - Legajo: MR33B

✒️Autor de: 23 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Rosibel Tabora

 

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