✒️SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)
SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)
Unidad 3 AR Y AP - Registraciones contables: Introducción a Cuentas a Cobrar “AR” y Cuentas a Pagar “AP” (lección 1°)
1. INTRODUCCIÓN
- Las cuentas contables PUEDEN tener una característica que las distingue como "cuentas asociadas".
1.1 Cuentas Asociadas
- Hacen de nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
- Son cuentas de mayor que se asignan a los datos maestros de los interlocutores comerciales, necesarios para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.
- Todas las contabilizaciones en las cuentas de la contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas, por lo tanto, EL LIBRO MAYOR SIEMPRE ESTÁ ACTUALIZADO EN TIEMPO REAL.
- NO SE PUEDEN CONTABILIZAR DIRECTAMENTE en las cuentas asociadas, solo reciben imputaciones a través de deudores o acreedores.
*** NOTA = Se puede llegar a encontrar el concepto de "cuenta asociada" bajo la denominación de "Cuenta de reconciliación".
2. CUENTAS A PAGAR - SUBMÓDULO AP (ACCOUNTS PAYABLE)
- Administra las relaciones con los acreedores.
- Los procesos de cuentas a pagar incluyen: a) ABM de datos maestros, b) registro de facturas, c) registro de pagos, etc.
- Es una parte relacionada del proceso de compras que se inicia en el módulo MM. Dicho proceso se inicia con:
+ Primero ~~ pedido de compras. Este pedido refleja el acuerdo entre la empresa y el acreedor en el cual se registra qué es lo que se comprará, a qué precio, cuándo se entregará, las condiciones de pago y gastos directos e indirectos en caso de que correspondieren.
+ Segundo ~~ recepción de la mercadería o servicio. En esta operación se registra el gasto o el aumento de stock y se reconoce un "Pasivo" con una "cuenta de provisión".
+ Tercero ~~ registro de la factura. En esta operación se da de baja la provisión, se contabilizan los impuestos y se ingresa el total a pagar al proveedor.
+ EL PAGO ya corresponde a una transacción propia de FI, sin importar si la factura se contabilizó a través del circuito de FI o del circuito de MM.
° Contabilidad de acreedores ~~ las contabilizaciones realizadas en la misma se registran simultáneamente en el libro mayor, se actualizan las cuentas de mayor según el movimiento realizado. Para el análisis de partidas abiertas, el sistema prevé la previsión de vencimientos y otros informes estándar. Se encuentran listas de saldos, diarios, historiales de cuenta y otras evaluaciones internas para documentar las operaciones.
*** NOTA = SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a pagar y acreedores con la letra "K".
3. CUENTAS A COBRAR - SUBMÓDULO AR (ACCOUNTS RECEIVABLE)
- Administra las relaciones con los deudores.
- Los procesos de cuentas a cobrar incluyen: a) ABM de datos maestros, b) registro y emisión de facturas, c) registro de cobranzas, etc.
- Es una parte relacionada del proceso de ventas que se inicia en el módulo SD. Dicho proceso se inicia con:
+ Primero ~~ pedido de ventas. Este pedido refleja el acuerdo entre la empresa y el deudor en el cual se registra qué es lo que se venderá, a qué precio, cuándo se entregará, las condiciones de pago y gastos adicionales en caso que correspondieren.
+ Segundo ~~ entrega de la mercadería. En esta operación se registra el costo de la mercadería vendida y la baja de stock.
+ Tercero ~~ emisión de la factura. En esta operación se contabiliza la venta, se calculan los impuestos y se registra el total a cobrar al deudor.
+ EL COBRO ya corresponde a una transacción propia de FI, sin importar si la factura se contabilizó a través del circuito de FI o del circuito de SD.
° Contabilidad de deudores ~~ las contabilizaciones realizadas en la misma se registran simultáneamente en el libro mayor, se actualizan las cuentas de mayor según el movimiento realizado. Para el análisis de partidas abiertas, el sistema prevé análisis de cuentas, informes de aviso, listas de vencimientos y un programa de reclamaciones flexibles.
- No es únicamente una contabilidad auxiliar de finanzas porque proporciona:
+ los datos necesarios para una gestión de créditos eficaz (como consecuencia de su estrecha integración con el componente Comercial).
+ información relevante para la optimización de la planificación de liquidez (a través de su enlace con el componente Caja).
*** NOTA = SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a cobrar y deudores con la letra "D".
4. PROCESOS
- Los procesos vinculados a las operaciones comerciales con acreedores y deudores son:
4.1 Datos Maestros
4.2 Contabilización de Facturas.
4.3 Contabilización de Pagos.
4.4 Anticipos.
4.5 Compensaciones.
4.6 Análisis de Cuentas.
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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR
Consulta: ¿Qué significa CPD?
Respuesta: Las siglas CPD significa Cuentas Pro Diversas. Se refiere a los datos maestros de deudores y acreedores que son genéricos. Se crea el dato maestro con un nombre genérico como "Proveedores varios" y luego al registrar el documento se ingresan los datos específicos del proveedor. Por ejemplo, nombre, domicilio, identificación fiscal, etc. Esto significa que para este tipo de acreedores utilizas un solo código que es genérico y luego los datos los ingresas en cada operación.
Consulta: Necesariamente ¿Hay que contabilizar las facturas de acreedores y deudores en FI?
Respuesta: SAP es un sistema totalmente integrado, no obstante una empresa puede elegir solo implementar el módulo FI o también los módulos de MM y SD. Si se implementan éstos módulos que son los que administran las compras y ventas, las registraciones se hacen desde esos módulos con sus respectivos procesos. Por ejemplo, en MM el circuito comienza con la generación de una orden de compra, luego se recepciona el pedido (esto genera la primera contabilización en FI reconociendo el stock o gasto contra una cuenta de provisión de facturas a recibir) y por último se recepciona la factura. Para contabilizar la factura solo hay que ingresar mínimos datos ya que todo viene propuesto desde la orden de compras. El pago de esas facturas ya es un proceso que le corresponde al módulo de FI pero todo lo anterior pertenece al módulo de compras. Sin embargo, si la empresa no implementa este módulo entonces las registraciones de cuentas a pagar deben hacerse directamente en FI.
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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Pedro Caro Roman
Sobre el autor
Publicación académica de Marian Renée Coeffier Zuccolillo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Marian Renée Coeffier Zuccolillo
Profesión: Ing.comercial, Lic.administración - Paraguay - Legajo: MZ16W
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una profesional orientada a objetivos, atenta a los detalles y centrada en soluciones. me apasiona entender las necesidades y estrategias necesarias para impulsar la mejora de eficiencia en todo.
Certificación Académica de Marian Coeffier
