SAP FI Introducción al concepto de documento contable

Publicación Académica por Edwart Gustavo Rodriguez Garzon

Publicación Académica de Edwart Rodriguez Garzon para el tema Introducción al concepto de documento contable.

Dentro del ámbito de estudios: Carrera Consultor en SAP FI / Unidad 2: GL - Registraciones contables.

Carrera Consultor en SAP FI
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Inscripción Abierta - Inicio: 25 Septiembre 2017

SAP FI Introducción al concepto de documento contable por Edwart Rodriguez

12 de Sep de 2017


1 | Estructura de documentos


SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.


Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:

  • Número de documento

NÚMERO DE DOCUMENTO

Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.

En general y como concepto global para SAP, la numeración de un documento depende de la clase de documento que se utilice para la registración del mismo.

En el caso del Módulo FI, un documento se identifica por 3 campos que son unívocos:

  • Sociedad

  • Número de documento

  • Ejercicio

Los números de documento se pueden repetir por año fiscal y esto dependerá de cómo estén creados los rangos de números.

Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03.

En el caso del Módulo MM, en general el número de documento queda definido por ese sólo dato, o bien, para los movimientos de mercadería a dicho número se asocia el Ejercicio correspondiente.

Para visualizar los documentos MM se requiere de transacciones diferentes para cada uno de ellos (ME53N, ME3N, MIGO, MIR4, entre otros).


  • Sociedad

  • Ejercicio


Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:

  • Una Cabecera (información válida para todo el documento).

  • Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).




SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa) si la asignación es externa está puede ser numérico o alfanumérico.


2 | Datos de Cabecera


Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.

La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.

Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades Fi y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.

Esto quiere decir que si por ejemplo estamos en una clase de documentos que identifica pagos de acreedores no vamos a poder realizar pagos de imputaciones a activos fijos,


CLASE DE DOCUMENTO

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

  • KR Factura de Acreedor,

  • KG Nota de Crédito Acreedor,

  • SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.


SAP FI CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera es la clase de documento y en las posiciones el principal campo de control es la clave de contabilización.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de ninguna sociedad en particular.

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

  • Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, es decir, si permite imputaciones en cuentas de mayor, de acreedores, deudores o activos fijos.

  • Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.

Las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación se está realizando, si es un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones

  • Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.

  • Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME

  • Controlar el status campo de la imputación.



Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo todos los documentos de acreedores de facturas, notas de débito o crédito pueden generarse con el mismo rango de números, los rangos de numeración externa son generalmente utilizados para registraciones que se hacen por medio de interfaces, por ejemplo si existe un sistema externo que emite la factura a los deudores y en SAP solo se registra los documentos contables la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de est manera se puede facilitar la verificación y conciliación de los documentos que han pasado por interface.



Otras características relevantes de los datos de cabecera:
  • Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando. Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.

  • Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en qué periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.

  • Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.

  • Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.

  • Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.

  • Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.

  • Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000. Esto representa: Punto de Venta (Los primeros 4 caracteres) Letra del comprobante (1) Número Legal o número de factura (Últimos 8 caracteres).

  • Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.

  • Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.



Moneda Extranjera

Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción OB08 ( Tx: S_BCE_68000174 en el sistema de pruebas estudio).


3 | Datos de Posición


Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización.

CLAVE DE CONTABILIZACIÓN

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización más comunes son las siguientes:

  • 01 - Deudor al Debe

  • 11 - Deudor al Haber

  • 21 - Acreedor al Debe

  • 31 - Acreedor al Haber

  • 40 - Cuentas de Mayor al Debe

  • 50 - Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

  • 09 - Deudor con CME al Debe

  • 19 - Deudor con CME al Haber

  • 29 - Acreedor con CME al Debe

  • 39 - Acreedor con CME al Haber

SAP FI CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera es la clase de documento y en las posiciones el principal campo de control es la clave de contabilización.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de ninguna sociedad en particular.

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

  • Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, es decir, si permite imputaciones en cuentas de mayor, de acreedores, deudores o activos fijos.

  • Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.

Las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación se está realizando, si es un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones

  • Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.

  • Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME

  • Controlar el status campo de la imputación.


La clave de contabilización determina varias cosas:

a. Si la imputación va al Debe o Haber

b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:

  • S: Cuentas de Mayor

  • D: Cuentas de deudores o clientes

  • K: Cuentas de acreedores o proveedores

  • M: Cuentas de Materiales

  • A: Cuentas de Activos Fijos





Otras características relevantes de los datos de posición:

Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, enumeramos los necesarios para generar un documento contable:

  • Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.

  • Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.

  • Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.

  • Importe: corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).

  • Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.

  • Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.

Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se esté imputando.

 

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