✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
UNIDAD 2 - TEMA 2 - INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS.
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento.
Identificación de un documento:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Partes de un documento de SAP:
- Una cabecera (información válida para todo el documento)
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación, con un número de documento único. El sistema puede asignar los números de documentos (asignación interna) o puede ser el usuario quién la realice al ingresar el documento (asignación externa).
2. DATOS DE CABECERA:
Clase de Documento: es un dato de control que figura en la cabecera del documento. Controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ej., facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades FI. Definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados,y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración. Por ej. todos los documentos de acreedores como facturas, notas de débito o de crédito pueden generarse con el mismo rango de numeración.
Los rangos de numeración externa son normalmente utilizados para registros por interfases. por ej. si existe un sistema externo que emite las facturas de deudores y en SAP sólo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que la que asigna el sistema externo, facilitando así la verificación de los documentos que han pasado por la interfase.
Fecha documento: refleja en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando ej. fecha de la factura del acreedor.
Fecha contabilización: es la fecha contable.
Sociedad: identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
Fecha de conversión: para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio diferente a una fecha distinta de la fecha del documento.
Tipo de cambio: para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio específico.
Referencia: es un campo de entrada libre utilizado en documentos que representan facturas que se almacenan con un número de documento legal. ¿?
Texto de cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
NOTA: Moneda extranjera: los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el tipo de cambio se tomará de la tabla mencionada Transacción S_BCE_68000174
3. DATOS DE POSICIÓN.
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de contabilización. La cual determina:
a. Si la imputación va al Debe o al Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando. Que, en SAP, son los siguientes:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de materiales
A: Cuentas de activos fijos
Otras características relevantes de los datos de posición:
Están conformados por una gran cantidad de campos. Los necesarios para general un documento contable son:
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Es automático, lo determina el sistema.
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: indica que, en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: es el importe en la moneda del documento. Moneda que se ingresó en los datos de cabecera.
- Centro de Coste: objetos de imputación del Módulo CO. Esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultados.
- Texto de posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, en función del campo Clave de Contabilización en el dato maestro que se esté imputando.
Existen muchos campos a la hora de ingresar una posición contable en SAP. Los datos que se han de ingresar dependen del tipo de operación que se esté realizando. Sin embargo, muchos documentos contables se registran de forma automática, incluso procedentes de otros módulos. Por ej. una recepción de mercaderías, veremos como datos adicionales datos como el material recepcionado, la cantidad y el centro logístico dónde se realizó la recepción.
DATOS DE CABECERA Y POSICIÓN EN SAP.
Sobre el autor
Publicación académica de María Isabel Baña Espasandín, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Expert
María Isabel Baña Espasandín
Profesión: Economista - España - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime 
