✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Estructura de documentos
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento.El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
El documento se identifica con los siguientes campos:
* Número de Documento
* Sociedad
* Ejercicio
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
* Una Cabecera (información valida para todo el documento)
* Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
Se registra mínimo un documento por cada operación, este documento tiene un numero único.
- Datos de Cabecera: cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de documento, esta controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, las clases de documentos son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.a- - Fecha de documento: Se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
- Fecha de contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: identifica la sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
- Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Tipo de Cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal
- Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
* Datos de Posición: cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización la cual determina varias cosas:
a. Si la imputación va al Debe o Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de Materiales
A: Cuentas de Activos Fijos.
Otras características relevantes de los datos de posición:
Campos necesarios para generar un documento contable.
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP.
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: indica que el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: corresponde al importe en la moneda del documento.
- Centro de Costo: objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
- Texto de posición : Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se esta imputando.
Datos de Cabecera y Posición en SAP
Sobre el autor
Publicación académica de Laura María Salamanca Parraga, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Laura María Salamanca Parraga
Profesión: Administradora de Negocios con Enfasis en Seguros y Finanzas - Colombia - Legajo: XA79H
✒️Autor de: 40 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Laura Salamanca
Disponibilidad Laboral: FullTime 
