✒️SAP FI - Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

UNIDAD 3: INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE (AR Y AP)

En SAP existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP transacciones Enjoy o simple.

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera es la clase de documento y en las posiciones el principal campo de control es la clave de contabilización.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de ninguna sociedad en particular.


1. CLASES DE DOCUMENTOS: Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres. Recordemos que la clase de documento determina:

- El rango de numeración

- El tipo de cuenta a imputar

POR EJEMPLO de las clases de documentos más comunes usadas en SAP son:

CUENTAS A PAGAR

  • KR Factura de Acreedor,
  • KE Notas de débito
  • KG Nota de Crédito Acreedor, (SAP las denomina abonos)
  • KZ Pagos de proveedores
  • SA Documentos .
  • NB Documentos de compras
  • RE Facturas del circuito de MM

CUENTAS POR COBRAR:

  • DR Facturas de deudores
  • DE Notas de débito deudores
  • DG Notas de crédito (Denominadas como abonos)
  • DZ Cobranzas de deudores

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos ejemplo K1, K2, K3, la selección de la clase de documento estará a cargo del usuario que registre la factura. Las clases de documentos nos permitirán visualizar en los mayores contables o partidas individuales de acreedores cual es el tipo de operación que origina la contabilización.

Adicional a Las clases de documentos estándar definidas por SAP se puede configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.

2. CLAVES DE CONTABILIZACIÓN: Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a:

CLASE DE CUENTAS:

  1. cuentas de mayor (S),
  2. acreedor (K),
  3. deudor (D),
  4. activos fijos (A)
  5. materiales (M).

LA COLUMNA D/H indica:

  1. S: Imputación al DEBE
  2. H: Imputación al HABER

En SAP, la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación se está realizando, si es un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones

  • Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
  • Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME
  • Controlar el status campo de la imputación: Reglas de pantalla, campos ocultos, obligatorios y opcionales

Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

CLAVES DE CONTABILIZACIÓN CUENTAS A PAGAR:

  • 21 - Acreedor al Debe CLASE K - D/H S
  • 31 - Acreedor al Haber CLASE K - D/H H
  • 40 - Cuentas de Mayor al Debe CLASE S - D/H S
  • 50 - Cuentas de Mayor al Haber CLASE S - D/H S

CLAVES DE CONTABILIZACIÓN CUENTAS A COBRAR:

  • 01 - Deudor al Debe CLASE D - D/H S
  • 11 - Deudor al Haber CLASE D - D/H H
  • 40 - Cuentas de Mayor al Debe CLASE S - D/H S
  • 50 - Cuentas de Mayor al Haber CLASE S - D/H H

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

  • 09 - Deudor con CME al Debe
  • 19 - Deudor con CME al Haber
  • 29 - Acreedor con CME al Debe
  • 39 - Acreedor con CME al Haber


Sobre el autor

Publicación académica de Yarly Perez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Yarly Perez

Profesión: Ingeniero de Sistemas - Panama - Legajo: ZJ17Q

✒️Autor de: 71 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo CO Nivel Inicial

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Ingeniero de sistemas con estudios especializados en organización de empresas. trayectoria profesional en consultoria de procesos y sistemas, planificación estratégica y gestión de proyectos.

Certificación Académica de Yarly Perez

 

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