✒️SAP FI Sustituciones y validaciones

Unidad 3. Lección 9. Sustituciones y Validaciones.

1) Validaciones

La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento.

El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se grabaa el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida.

2) Sustituciones.

La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo.

3) Características.

Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación-sustitución:

- Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación-sustitución.

El área de aplicación es donde se utiliza la validación, la sustitución (en qué módulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son:

• FI Gestión financiera.
• CO Contabilidad de costes.
• AM Contabilidad de Activos Fijos
• SL Libros especiales
• CS Consolidación (sólo validaciones)
• PS Sistema de proyectos.
• RE Bienes inmuebles.
• PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones).

Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.

- Se debe seleccionar el evento correcto para la validación-sustitución.

Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación-sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI:

1. Cabecera de documento. Con este evento podemos validar los datos de cabecera de un documento. Ejemplo: que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización.
2. Posición de documento: Con el evento de posición podemos validar los datos de una posición. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de acreedor, que se complete un determinado campo con valores específicos. Para armar la validación en un evento de posición de documento, podemos utilizar datos de cabecera. Ejemplo, si la clase de documento es FG y el tipo de cuenta es de acreedor, entonces el campo de referenciaa Factura debe tener un valor.
3. Documento completo: EN el evento de documento completo se tienen en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento sólo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los qeu se puede ejecutar principalmente cálculos matemáticos. Por ejemplo se puede utilizar los siguientes operadores para indicar validaciones y sustituciones de evento 3:

TOT(): Total del documento

MED(): Media del documento

MAX(): Valor máximo de todas las líneas del documento.

MIN(): Valor mínimo de todas las líneas del documento.

GRUPO: Compara un grupo de totales con otro.

Un ejemplo de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de cuentas.

- Se debe definir la validación-sustitución.

Para definir validaciones y sustituciones se deben crear pasos que contiene Condiciones, Verificación y mensaje. Este punto lo desarrollamos más adelante donde se explica como crear una validación-sustitución.

- Se deben asignar la validación-sustitución a una unidad organizativa apropiada (por ejemplo: sociedad FI para Gestión Financiera, sociedad CO para Controlling).

Una validación-sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo.

- Por último activar la validación-sustitución.

La validación-sustitución debe estar activada para el evento correcto.

Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución (o validación).

• 0 Inactivo.
• 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano
• 2 Activo excepto para batch input.

4) Configuración.

Transacción OB28 Validaciones

Transacción OBBH Sustituciones.

Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Herramientas - Validación-Sustitución - Validación en documentos contables.

Una Validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende:

• Condición:

Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará una validación. Si la condición se cumple, entonces se pasa a la Verificación. Por ejemplo: Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_DEUDOR y la clase de cuenta es igual a D, el sistema realizará la validación.

• Verificación.

Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación. Si la verificación no se cumple, entonces el sistema mostrará un mensaje de error.

• mensaje' , '27' ); " onmouseout="javascript:hideddrivetip();"> Mensaje.

Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento.

Imagen 4.2 Crear pasos en una validación

En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:

• Condición

Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el próximo paso (Campo a sustituir).

• Campo a sustituir.

Se especifica cual es el campo quese deberá sustituir y de qué manera se hará, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituiráa el campo.

5) Editor de Fórmulas.

El Editor de fórmula proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.

Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas.

El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas.

Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles.

Imagen 5.1.

El operador True significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE.

La validaciones pueden ser diversas, vooy a enumerar algunas, a modo de ejemplo para que sepan en que caso utilizarlas. Una validación muy utilizada es la que en determinadas transacciones no se utilizan ciertas cuentas. Supongamos que las transacciones de pagos manuales no pueden utilizarse cuentas de resultados. Otra validación también muy utilizada es complete de manera obligatoria un dato. Por ejemplo, si estamos en la transacción F-40 y la clase de documento es ZZ, entonces se tiene que completar el banco propio en las posiciones manuales de banco. Este tipo de validaciones es muy común cuando podemos resolver por Status Campo. Porque la cuenta es la misma, solo que en determinadas operaciones debe llevar un dato obligatorio, entonces en las condiciones decimos cual es la clase de documento que tiene que tener, cual es la transacción en la cual tenemos que estar, para que se pueda cumplir la validación y que ese dato sea solicitado como obligatorio. Otra validación también muy utilizada es validar los usuarios autorizantes ya que para desbloquear una factura en FI simplemente hay que entrar a la transacción FB02. Esta transacción la pueden tener muchos usuarios pero si solo queremos limitar que el campo bloqueo lo modifiquen determinadas personas, se puede hacer una tabla Z, donde se ingresen los usuarios autorizantes y el sistema valide que los usuarios que quieran modificar el bloqueo esten en la tabla Z.

6) Mensajes.

Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.

Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje. Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transsacción SE91 a crear los mensajes.

Debemos elegir la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje, por ejemplo ponemos la clase Z1, y boton Modificar. Y escribimos el nuevo mensaje. Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje.

Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. Luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrará el valor de dicha variable. Imagen 6.2.

Por ejemplo, en el mensaje 024, la variabla corresponde a la clase de documento. Si el usuario se encuentra registrando un movimiento con la clase de documento DR, el mensaje mostrará el siguiente error:

Para la clase de doc DR completar el campo Asignación.

Imagen 6.3

El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa. Los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes:

Imagen 6.4

7) Set de Datos.

Los sets de datos son muy útiles para utilizar en las validaciones o sustituciones. Nos permiten generar un grupo con múltiples valores. Por ejemplo, en lugar de escribir, Si la Clase de Documento es DA o DR o DG, creamos un set e ingresamos los valores correspondientes.-

La otra gran ventaja de un set de datos es que al ser una transacción de usuario se puede mantener en cada mandante. En cambio, si en la validación escribiéramos cada una de las clases de documento involucradas, ante un cambio o modificación se debe realizar en el ambiente de desarrollo y luego transportarlo.

Teniendo un set de datos, simplemente se agregan o se borran nuevas entradas con gran facilidad.

Los sets de datos se deben identificar con una clave libre. Es recomendable que la clave comience con Z (definido por el usuario) de manera de encontrarlo rápidamente ante una búsqueda ya que existen una gran cantidad de sets creados de manera estándar por SAP.

Para crear un set hay que seleccionar la tabla y el campo para el cual queremos crear el set de datos. Por ejemplo, para crear un set de clases de documentos, el campo se encuentra en la tabla BKPF (Datos de cabecera de FI) y el campo que identifica a las clases de documento es BLART.

También podemos identificar al set con un texto descriptivo. Una vez que hayamos creado el set podremos ingresarle los valores que correspondan. Los valores se pueden ingresar por rango o como lista individual. Y grabar.

Hay que tener mucho cuidado con el tema de los sets de datos, hemos dicho que no es necesario transportarlos ya que se crean en cada mandante por medio de transacciones de usuarios. En realidad, los sets, se pueden exportar de un mandante e importar en otro mandante. Como los usuarios mantienen los sets en los sistemas de producción, si los llegaramos a incluir en una orden de transporte, pisaríamos toda la información de los sets del sistema de producción. Cuando hacemos una validación o sustitución y lo incluimos en una orden de transporte, el sistema nos pregunta si también queremos incluir los sets de datos. Nunca hay que incluir los sets en una orden de transporte porque los sets de datos no solo se crean para validación y sustituciones sino que hay muchos programas que los utilizan, si los incluimos, podríamos pisar todos los datos que contienen los sets en producción.

Se puede acceder a los sets dsde varios lugares de SAP Easy Access o desde el menú customizing. Independientemente de la ruta desde donde se acceda las transacciones son siempre las mismas.

Código Detalle Transacción.

GS01 Crear set de datos

GS02 Modificar set de datos

GS03 Visualizar set de datos

8) Video Demostrativo.

Transacción SPRO. Botón IMG referencia SAP

Menú: Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Herramientas - Validación-Sustitución - Validación en documentos contables.

En esta pantalla podemos ver las validaciones que hay para las sociedades y que evento se han creado. Vamos a ingresar al evento cabecera con doble clic.

Para este evento aún no se ha creado ninguna validación. Seleccionar CABECER del lado izquierdo. Y hacemos clic en el botón Paso, arriba.

Del lado derecho nos aparece para cargar los datos.

Ponemos un texto identificatorio de la validación: "Fecha Documento = Fecha Contabiliza"

El siguiente punto es ingresar una condición.

Asique elijo Condición en el arbol de la izquierda, y me cambia la pantalla a la derecha. Aca debemos determinar cuando el sistema deberá validar.

Vamos a especificar que la validación deberá realizarse para ciertas clases de documento, por lo tanto, vamos a comenzar esta condición buscando el campo clase de documento (abajo hay una pestaaña que dice campos de tabla, ahi busco). Cuando lo encontramos hacemos doble click para usarlo en la condición.

Nos queda BKPF-BLART = (aprtamos el boton constante, para poner un valor fijo) 'DR' y seguimos poniendo las distintas clases de documento

OR BKPF-BLART = 'DG'.

Pasamos a la verificacion ( a la izquierda)-. Esto quiere decir que si se cumple la condición, el sistema tiene que verificar algo.

Vamos a establecer que el campo Fecha de documento tiene que ser <= al campo fecha de contabilización.

BKPF-BLDAT <= BKPF-BUDAT

El último paso es el Mensaje. Qué mensaje debe recibir el usuario si no cumple con esta verificación. Vamos a la ventana de la derecha y elegimos Mensaje.

Y del lado izquierdo, presionamos el boton, Lapiz. Buscamos un número que esté disponible para crear nuestro propio mensaje. Nos posicionamos y clic en el boton Actualizar en la barra de herramientas. Ingresar el texto del mensaje. Grabamos y volvemos. Hay que completar el tipo de mensaje y ademas debemos poner el Nro de mensaje que emitira la validación. En este caso seleccionamos el que terminamos de crear. Y si el mensaje tiene una variable, debemos ingresar el campo que representa esa variable.

Para poder guardar esta validación, nos debemos posicionar en la carpeta Paso del lado izquierdo de la pantalla. Además desde alli, podremos verificar todo lo que hemos ingresado...

Le damos Salir.

Antes de poder probar esta validación debemos activarla. La activiación se hace una sóla vez. Si luego creamos nuevos pasos ya no será necesario activarlo. Busco la validacion en la grilla y le pongo 1 en Grado activ.

Grabamos esta activación que acabamos de hacer, y la incluimos en una orden de transporte.

Ingresamos a la transacción FB70, para probar esta validación que acabamos de hacer. Si ponemos la fecha < a la fecha de contabilizacion, nos aparece un mensaje que dice I de Información.

Ahora volvamos a la definición de validaciones y le vamos a poner el tipo de mensaje de Cancelación en vez de Error.

Vamos a las FB28. Vamos a seleccionar los pasos que hay en CABECER en la Izq. Y vamos a Mensaje. En Tipo de Mensaje en vez de E ponemos A.

Si la volvemos a probar. Aca nos aparece un icono de STOP en el mensaje y una vez que le demos ok al mensaje nos sacará de esta transacción y deberemos volver a iniciar todo de nuevo. En cambio, en un mensaje de error, podremos corregir lo que está mal y continuar con la operación.

Crear una Sustitución:

Transacción OBBH.

Clic en Entradas nuevas.

Ingresamos la sociedad y el Evento. Elegimos el Evento 2: Eventos para posiciones. Y vamos a crear una sustitución que se va a denominar Posic.

Nos aparecera en la parte Izq, como una validación. Hacemos clic en POSIC. Y en Boton Nuevo. en la barra de herramientas.

Se abrirá una ventana que contiene todos los campos que son posibles sustituir. Cancelamos esa ventana y primero vamos a definir cuales son las condiciones para que el sistema realice una sustitución.

Colocamos el texto que identifique esta sustitución: Bloqueo de Pago Deudores.

Y hacemos clic en la Condición y ponemos
BKPF-BLART

Si determinadas clases de documentos se ingresan y estan dentro de la condición de la sustitución, entonces se sustituirá el campo que elijamos en el siguiente paso.

Al momento de estar creando una sustitución o una validación podemos elegir visualizar el nombre técnico o la descripcion del campo. Para hacer esto, accedemos al Menú: Opciones - Descripciones Breves.

Si los valores que le tenemos que ingresar a una condición son muchos, lo ideal es utilizr un set de datos. Entonces lo que vamos a decir es que si la clase de documento se encuentra dentro de un set de datos, entonces se cumple la condición. Para esto debemos presionar IN. Y buscar el Set que corresponda con el botón Indice de sets.

Elegimos el Indice ZFacturas_deudor.

Además en la clase de documento, vamos a elegir una condición mas.

Y es que la sustitución se haga en una posición de deudor nada mas.

Usamos el operador AND BSEG-KOART = D

Entonces la condición que acabamos de crear dice que si la clase de documento se encuentra dentro del Set de Datos ZFacturas_Deudor y la clase de cuenta es igual a D, es decir, se trata de una posición de deudor, entonces el sistema Sustituirá el campo.

Vamos a elegir a la Izq. Sustituciones.

Vamos a elegir el campo que vamos a sustituir. En este caso va a ser bloqueo de pago. Presionamos el botoncito Agregar.

Se abre la ventana con los campos disponibles que pueden ser sustituidos. Elegimos Bloqueo de Pago. A veces, no estan todos los campos en esta ventana. Y hay una transacción aparte que dice que campos pueden o no sustituirse.

Una vez que elegimos el campo, tenemos tres opciones para sustituir.

• Valor Constante. Debemos elegir un valor que es el valor que se sustituira el campo.
• Exit - Escribirlo con una rutina de código ABAP. Se debe seleccionar el form que contiene la rutina ABAP. Generalmente se utiliza cuando el sustituir necesita cierta lògica que no se puede hacer con las otras dos.
• Asignación campo - campo. Debemos seleccionar el campo con el cual se sustituirà

Elegimos valor constante = A

Y grabamos la sustituciòn.

Acceder a la transacciòn SM30. Se pueden seleccionar màs campos para ser sustituidos.

Accedemos a la Tabla: VWTYGB01 y seleccionar Actualizar. Buscamos el campo y le deschequeamos la opciòn excluir.

Ingresamos a la transacciòn FB70 para probar la sustitucion.

GS3 para ver los sets de datos.

Tablas Importantes:

• GB92: Contiene las validaciones creadas en el sistema
• GB93: Contiene las sustituciones creadas en el sistema
• VWTYGB01: Tabla con vista de actualización que permite incluir-excluir campos para la sustitución.

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Yo lo haría de la siguiente manera:

Condición:

Si el usuario es xxxx y la transacción es F-47

Validar:

CME = 3

Mensaje

Si la validación determina que no se cumple, es decir, el CME es distinto de 3, entonces debe mostrar un mensaje de error.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Buenas tardes Nancy, he realizado una primera lectura de todas las lecciones de esta unidad y me surge una pregunta.

Como puedo incluir una validación para que un usuario solo pueda ingresar una solicitud de anticipo(F-47) con CME"3".