✒️SAP HCM La gestión de Infotipos

Como hemos visto en las lecciones anteriores, tenemos dos transacciones principales que nos permitirán gestionar los datos maestros del personal y visualizarlos.

Por medio de la transacción PA20, podremos visualizar los datos que ya fueron cargados en cada infotipo, mientras que, por la PA30, podremos cargar nuevos datos y realizar modificaciones sobre los datos que se encuentran cargados en cada uno de los infotipos.

Si bien ingresaremos a cualquiera de estas transacciones, lo que debemos hacer es buscar a la persona (empleado o colaborador de nuestra empresa), que deseamos tratar.

En el trascurso de esta lección nos centraremos en la actualización de los Datos Maestros del Personal, trabajaremos sobre la transacción PA30, que nos dará derecho a crear y modificar registros en los infotipos de Recursos Humanos.

Para acceder a la pantalla de “actualización”

Transacción PA30

La principal transacción que utilizaremos al gestionar los datos maestros de personal es la PA30, a la cual accederemos de alguna de las siguientes formas:

- Desde el campo de comandos se escribe PA30 y el paso siguiente es oprimir la tecla ENTER o bien la tilde verde.

- Desde el menú de Recursos Humanos:

Actualización de Datos Maestros

Ingresando en SAP encontraremos la transacción PA30 mediante la siguiente ruta de acceso.

Recursos Humanos – Gestión de Personal – Gestión – Maestro de Personal – Actualizar.

Por medio de esta transacción podremos actualizar y visualizar los datos maestros del personal que encuentran en los infotipos correspondientes.

En primera instancia, debemos ingresar el número de legajo del empleado al que se le realizara la incorporación o modificación de un registro.

Luego seleccionaremos el infotipo que crearemos o modificaremos.

Podemos utilizar el match code del campo “infotipos”, desplegándolo y seleccionando el infotipo correspondiente o bien nos posicionaremos sobre la solapa respectiva y con un clic seleccionaremos el infotipo que deseamos trabajar.

Camps de comandos disponibles en la PA30

· Crear: Esta opción permite crear registros históricos de la información. Eje. Carga una nueva dirección declarada por el empleado.

· Modificar: Esta opción solo modificara el registro existente. Ej. Se ha detectado un error en el número de Documento del Empleado y desea modificarlo.

· Visualizar: Esta opción solo nos permitirá visualizar datos cargados a la fecha, dentro de un infotipo. Eje. Para controlar el centro de costo que tiene cargado el empleado.

· Borrar: Esta opción nos permite el borrado de infotipos o registros seleccionados. Una vez realizada esta acción no queda registro de los datos cargados.

· Resumen de Entradas: Esta opción nos permitirá listar o visualizar la fecha y los datos del primer renglón de los distintos registros que fueron cargados en un infotipo. Si deseamos visualizar el infotipo debemos hacer doble clic en el renglón que corresponda.

Crear un Infotipo

En la transacción PA30 seleccionamos la opción de crear, oprimiendo el botón para cargar nuevos datos.

Aquí se desplegará la pantalla que visualizaremos en el siguiente ejemplo, donde cargaremos un infotipo 0105 de comunicación, subtipo Mail, que nos permitirá la clase de comunicación.

Se deberá considerar obligatoriamente los siguientes campos:

· Inicio: Colocar la fecha de validez del registro, es decir a partir de qué fecha se hará efectivo.

· Fin: Colocaremos la fecha de expiración del registro, es decir, la última fecha en que se hará efectivo.

Muy importante en este punto es considerar que, si un registro se crea, pero no se conoce el fin del mismo, es recomendable colocar una fecha al infinito, por ejemplo, 31.12.9999.

Luego completamos todos los campos relativos al infotipo. Algunos de estos datos, podrán ser obligatorios y otros opcionales.

Por último, verificaremos el/los dato/s que ingresamos y presionamos , para guardar y pasar a la pantalla siguiente.

Copiar un Infotipo con Copiado

Cuando queremos Crear un Registro, también podemos crearlo, copiándolo de uno ya existente, seleccionando el botón .

Como veremos en el siguiente ejemplo, si copiamos el infotipo 0105 que cargamos anteriormente nos aparecerán los datos previamente cargados para modificar los que sean necesarios.

Modificar un Infotipo

Podremos modificar los registros en los infotipos seleccionando el botón .

Para modificar los datos ya cargados del empleado, se le desplegara la siguiente pantalla.

En esta oportunidad, visualizaremos en el ejemplo la modificación de un infotipo 0021, subtipo 2 (hijo), utilizando para familiares del empleado.

Nos colocaremos sobre el dato y lo modificaremos. En este caso y a modo de ejemplo, la fecha de nacimiento cargada era incorrecta por lo que necesitábamos realizar la modificación.

Por último, verificamos el/los dato/s que ingresamos y presionamos , para guardar y pasar a la pantalla siguientes.

Video

Resumen de Datos

En la pantalla de la transacción PA30 para actualizar datos maestros del personal, si deseamos ver las distintas actualizaciones que se han cargado en un infotipo, podemos hacer clic en el botón para acceder a la pantalla de Resumen de datos.

En esta pantalla tenemos la posibilidad de visualizar los diferentes registros y las fechas en que son válidos cada uno de ellos.

En el siguiente ejemplo visualizaremos un infotipo 0105 de comunicación con los registros cargados:

Como vemos, a través del resumen de datos, podemos realizar también, las cuatro operaciones más importantes de la actualización de datos maestros en gestión del personal.

Esto lo realizamos seleccionando la fila sobre la que deseamos trabajar y oprimiendo el comando, según la tarea que necesitemos hacer (copiar, borrar, modificar o crear un registro).

Si deseamos borrar uno de los registros de esta pantalla, podemos seleccionar el registro correspondiente y aceptar el botón .

Al realizar esta acción se perderán los datos cargados indefectiblemente. Presionamos , para salvar la pantalla.

Si no se desea grabar la información, ya que solo nos interesaba conocer los datos, hacemos clic en el botón , para volver a la pantalla anterior.