✒️SAP HCM La preparación del Evento

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• Creador por: Fernando Vargas
• Ambito: Preparación del Evento

Preparación del Evento

1. Definir Componentes de Costes

Componentes de Costes se utilizan en la gestión de actos para determinar y reproducir los gastos de un acto. Estos componentes son necesarios para el traslado de costes del acto, para la facturación de actividades interna de las actividades de las instrucciones, así como para determinar el precio de una propuesta.

Los componentes de costes se pueden archivar en ti tipos de recuerdos, recursos, tipos de actos y fechas de actos.

Componentes del Coste

SPRO

Ruta: IMG_Gestión de Eventos_ Preparación del evento_ Definir componentes de costes

Verificamos si los componentes de costes necesarios existen en la tabla

Podemos también observador el detalle de cada uno:

De ser necesario crearemos nuevos componentes, teniendo en cuanto los siguientes pasos:

1. Seleccionamos Entradas nuevas. En la imagen aparece ''Entradas nuevas: Detalle añadido''

2. Registros el nuevo componente de coste con una Abreviatura y un texto explicativo.

3. Introducimos una Fecha inicial y una Fecha final para determinar un período en el que el componente de coste debería ser válido.

4. Introducimos un Importe de propuesta y su correspondiente Moneda. Este importe se editará más tarde como valor de propuesta en la asignación de un componente de coste a un objeto (crear el infotipo Costes a un objeto, por ejemplo, tipo de acto)

5. Indicamos una Unidad de referencia (participante y/o unidad de tiempo, acto)

6. Indicamos si el componente de coste es relevante al traslado En caso de que el componente de coste se utilice en el traslado de costes, indique además las correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste.

7. Para finalizar, Grabamos las entradas.

2. Definir Horarios

Aquí definimos los horarios de los eventos o actos

Horarios de un Acto

Que puede durar varios días y, en función del día del acto, puede componerse de tres horarios de tiempo diferentes, lo que se conoce como segmento del día.

Definir Horarios

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RUTA: IMG_ Gestión de eventos_ Preparación_ Definir Horarios

Verificamos los horarios que existen en la tabla.

Luego podemos ver los programas diarios de cada horario

Y, por último, ver la selección de día de cada programa diario

Si deseamos definir un horario nuevo y en la pantalla de imagen aparece ''Modificar horario: Resumen''

1. Seleccionamos segmento del día

2. Verificamos si la lista contiene los segmentos del día, que desea asignar a un horario diario dentro de su horario.

Si este no fuera el caso, seleccionamos Entradas nuevas e introducimos una clave para el nuevo segmento del día

3. Instalar dirección de edificio

En esta actividad IMG, se actualizan las direcciones de edificios. Las direcciones de edificio sirven como información de ubicación de salas.

Al crear un recurso ''sala'', se puede actualizar el infotipo ''Dirección'' y al mismo tiempo remitir a una dirección de edificio.

Actividades para la parametrización de este punto

Introducimos la dirección necesaria, introduciendo la denominación del edificio y su correspondiente dirección:

1. Seleccione en la imagen inicial ''Modificar dirección de edificio: Resumen'', la función Entradas nuevas. Accederá a una pantalla de datos ''Entradas de datos: Detalle añadido''.

2. introducimos la denominación completa y la abreviatura del edificio

3. Introducimos, si es necesario, un complemento de dirección, como por ejemplo el código postal.

4. Introducimos la calle y el número de la casa.

5. Introducimos el código postal y la población

6. Introducimos la abreviatura del país

7. Introducimos el prefijo de la región

Instalar dirección de Edificio

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RUTA: IMG_Gestión de eventos_ Preparación del evento_ Instalar dirección de edificio

Verificamos las direcciones que existen en la tabla

Luego podemos ver el detalle de cada una de las direcciones

4. Población

En este capítulo realice las parametrizaciones necesarias para sedes de actos.

Población

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RUTA: IMG_Gestión de eventos_ Preparación del evento_ Población

Utilización de sede de evento:

En esta actividad IMG se puede activar y desactivar

Utilización de sede de evento:

En esta actividad IMG se puede activar y desactivar el flag SEDE para utilizar sabes del acto, fijándolo en 1 o 0

Crear Sede:

En esta actividad IMG se definen sedes de eventos.

Al crear un evento lo puede vincular a una seda. Además, puede asignar recursos (ligados a la sede), por ejemplo, salas, a una sede. No obstante, estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades IMG crear salas y crear otros recursos.

Los datos que se pueden introducir para sedes hacen referencia a:

· Dirección

· Información adicional (moneda, idioma y calendario para la regulación de días festivos en la sede del evento)

Cuando ingresamos nos topamos con la siguiente pantalla: Población: Acceso

5. Organizador

En esta sección verá cómo crear organizadores externos e internos.

Los organizadores externos son objetos del tipo empresa los internos son objetos del tipo unidad de organización.

Podemos asignar organizadores a tipos de actos. Esta vinculación, de todas formas, la realizaremos posteriormente a la actividad IMG - Crear tipo de acto.

Organizador

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RUTA: IMG_ Gestión de Eventos_ Preparación_ Organizador

Como vemos en la imagen anterior, en este punto encontraremos tres pasos para customizing, los cuales comentaremos a continuación:

Especificar tipos de organizador:

Se definen los tipos de organizador que se desean asignar a los organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia la secuencia en que se visualizan

Los tipos de organizadores insertados en la tabla desde arriba hasta abajo se visualizan de izquierda a derecha en el dynpro

En el sistema estándar están configurados los tipos de organizador ''Empresa'' ''Unidad organizativa'', ''Cliente'' e ''Interesado''

Sin embargo, se pueden definir otros tipos de objeto como tipos de organizador.

· Crear empresa:

En esta actividad IMG se definen Organizadores externos, es decir, empresas.

Una empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la gestión de eventos:

· Como organizador externo que organiza seminarios, conferencias, eventos de venta etc. bajo su propia responsabilidad

· Como organizador potencial asignado para un evento

· Como organizador real asignado para un evento

· Además, una empresa puede estar asignada a un instructor o participante externos

Para las empresas, se registran los datos de la dirección (teléfono, fax, etc. Inclusive)

Crear Unidad de Organización:

En esta actividad IMG, se definen organizadores internos.

Un organizador interno es una unidad de organización que realiza actos de formación y de perfeccionamiento.

Las unidades de organización se crean en el componente Plan de organización (PA-OS). Allí se clasifica la estructura de organización de la empresa

Si creamos una nueva unidad de organización, debemos insertarla en la estructura de organización. A continuación, verificamos si ésta se ha creado

6. Definir Grupo de Eventos y Tipos de Eventos

Grupo de Eventos

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Ruta: IMG_ Gestión de eventos_ Preparación del evento_ Grupo de eventos

Tipos de Eventos

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Ruta: IMG_ Gestión de eventos_ Preparación del evento_ Tipos de eventos

Grupo de Eventos:

En esta actividad IMG se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquía de oferta de eventos.

Los grupos de eventos se pueden asignar a tipos de eventos. Sin embargo, esta vinculación se realizará más adelante en la actividad IMG Crear tipo de evento.

Los datos que debe registrar para los grupos de eventos son los siguientes:

· Descripción general: El texto que almacene aquí se editará en el folleto del evento.

· Vinculación - "Pertenece al grupo de eventos": Aquí deberá asignar el grupo de eventos superior a un grupo de eventos. La jerarquía de grupos de eventos siempre se crea de arriba a abajo.

Tipos de Eventos:

Se crean tipos de eventos. Un tipo de evento es la descripción no general de un evento, como la fecha del evento.

Actualizar datos maestros por catálogo

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IMG > Gestión de Eventos > Preparación del evento > Actualizar datos maestros por catálogo

7. Recursos

En el siguiente punto nos centraremos en dos customizaciones esenciales para este tema

Por un lado, los ''Tipos de Recursos'' y por otro la creación de ''Otros recursos''

Crear tipos de recurso

Tipos de recurso:

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RUTA: IMG_Gestión de Eventos_ Preparación del evento_ Gestión de Recursos Crear tipo de recurso

Mediante la asignación de tipos de recursos a un tipo de acto se especifican las utilidades disponibles requeridas. Se asignan las utilidades operativas, es decir, recursos, a un acto concreto.

Para salas en que se celebran actos, se puede crear un tipo de recurso sala. Esto presenta la ventaja de que se pueden agrupar varias salas con el mismo equipamiento y las mismas propiedades bajo un tipo de recurso.

Para los tipos de recursos, se registran los datos que hacen referencia a la siguiente información:

· Capacidad: Aquí se registra la cantidad mínima, óptima y máxima de plazas disponibles para las salas. Esta capacidad se compara con la capacidad actualizada al contabilizar en la fecha del acto y para el tipo de acto.

· Costes: Aquí se asignan costes a los tipos de recurso (separados en componentes de costes), que se pueden transferir a la contabilidad de costes y utilizar para determinar una propuesta de precio para un acto.

· Indicador de disponibilidad: Aquí se especifican todas las condiciones relacionadas con los tipos de recurso para la planificación de un acto: Indique si se trata de recursos obligatorios, que son indispensables para ejecutar una fecha del acto y en qué medida son necesarios por acto y participante.

· Atención: Sólo los recursos que tienen el indicador "obligatorio" se ocupan durante la selección automática de recursos.

Tipos de Recursos

Para el tipo de acto Curso elemental de inglés se precisan:

· Una sala (a considerar durante la planificación)

· un instructor (a considerar también durante la planificación)

· varios documentos sobre el curso, etc.

Crear Otros Recursos:

En esta actividad IMG se crean otros Recursos

Otros Recursos

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RUTA: IMG_ Gestión de eventos_ Preparación del evento_ Gestión de Recursos_ Otro recurso

En esta actividad IMG, se crean todos los demás recursos necesarios para la realización de actos y que no son salas o instructores externos o material del maestro de material.

Un recurso de esta clase también se puede definir en status ''activado'' o ''planificado'' Encontrará información referente a la utilización del status en la actividad IMG Crear sala.

Los datos que necesita para registrar estos recursos son los siguientes:

· Costes: Aquí se les asignan costes (estructurados en componentes de coste) a los recursos. Estos costes se transfieren a la Contabilidad de costes y se pueden utilizar para la elaboración de una propuesta de precio para un acto;

· Vinculaciones:

o Pertenece al lugar: Esta vinculación se utiliza para recursos ligados al lugar, es decir, se indica la sede del recurso.

o Es especialización del tipo de recurso: Aquí debe indicar el tipo de recurso correspondiente al recurso. Esta vinculación es importante, al igual que la del recurso sala, en la planificación de actos.