✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

Etapas y Documentos del Proceso de Compras

Etapas del Proceso de Compras:

1. Determinación de Necesidades
2. Creación de Solicitud de Pedido (ME51N)
3. Liberación de Sol.Ped (ME54N)
4. Determinación Fuente de Adquisición (ME41)
5. Selección del Proveedor (ME41) o ME21N
6. Gestión de Pedido (ME21N)
7. Liberación de Pedido (ME29N)
8. Entrada de Mercadería (MIGO)
9. Control de la Factura (MIRO)
10. Gestión de Pago

• Definición de Etapas de Proceso de Compras

El proceso de Compras es un componente de la gestión de Materiales encargado de la adquisición de bienes y servicios externos (basado en la planificación de necesidades, elección de fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor).

Nota: Este proceso de relaciona con Ventas "SD" para abastecer pedidos de venta, Contabilidad "FI" Registros contables, Producción "PP" y Mantenimiento "PM" proveyendo requisitos de repuesto, insumos y servicios.

• Determinación de Necesidades:

Se identifican por medio de una planificación y control de necesidades o la demanda de stock. La verificación de los niveles de stock (Materiales Definidos), la utilización del método de punto de pedido y los pronósticos basados en el consumo anterior. Son aspectos importantes en esta definición.

• Creación de Solicitud de Pedido:

Es un documento generado por cualquier sector de una empresa para adquirir bienes o servicios que comienza el proceso de compras. Su creación puede ser manual o automática y por el área de compras u otros ámbitos (Ventas, Producción, Mantenimiento)

• Liberación de la Solicitud de Pedido:

La solicitud de pedido puede tener asociada la "Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación la compra por parte de los responsables. (Es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema - Centro, Centro de costos)

• Determinación de la fuente de adquisición - Cotización

El componente de compra ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos existentes a largo plazo. Eso acelera la creación de petición de oferta que pueden enviarse a los proveedores por Fax,E-mail, EDI.

• Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas

El sistema permite el ingreso de ofertas de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precios, permitiendo la comparación de varias ofertas (Calidad, Precio, Cumplimiento, Antecedentes, Servicios, Entregas).

• Gestión del Pedido - Orden de Compra

El sistema de compras toma información de la SolPed y la Oferta para la creación del Pedido. Como en las Solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere de manera automática.

• Liberación del Pedido

El pedido puede tener asociado la "Estrategia de Liberación", es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Similar a la SolPed, esta estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Grupo de Compras, Centro de Costo, Grupo de Artículos)

• Recepción o Entrada de Mercadería

El registro en el sistema de la Recepción o "Entrada de Mercadería" confirma el ingreso mediante el pedido asociado. La parametrización se realiza en cuanto a Tolerancia, Cantidades mínimas, Máxima, entre otras.

• Recepción y Control de Factura

El sistema permite la Verificación de facturas enviada por los proveedores se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería ademad de la parametrización del documento.

2.- Proceso de compras - Ciclo de Aprovisionamiento

Este esquema representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual

1. Solicitud de pedido
2. Pedido
3. Entrada de Mercancía
4. Recepción de Factura

Puntos del Esquema de Ciclo de Aprovisionamiento

• Herramienta de Planificación de Necesidades (MRP), permite la creación automática de SolPed basadas en los requerimientos expresados por casa sector o la necesidad de actualización de stock
• Un pedido puede ser creado de manera automática basándose en una SolPed donde se indicó el proveedor (Si ha sido configurado el maestro de proveedores y materiales)
• Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega
• SAP dispone de la herramienta de facturación automática, que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente, la cual es configurada en la parametrización previamente

3.- Proceso de Compras - Ciclo de Selección y Pedido

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior la selección del proveedor más conveniente. basado en propuestas de cotización efectúa su comparación

1. Determinación de Necesidad
2. Petición de Oferta
3. Comparación de Ofertas
4. Pedido

Puntos de Esquema de Ciclo de Selección y Pedido

• El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado
• El área de Compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema
• El área de compras utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta mas conveniente
• El resultado de las cotizaciones puede generar un pedido y las comunicaciones de rechazo de forma automáticamente

4.- Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación

Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema está a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, después procesara la recepción y verificación de la factura y el registro de la deuda en cuentas a pagar (Modulo FI)

1. Entrada de Mercadería
2. Recepción de Factura

• Cuando se crea un registro de entrada de mercancía basado en un pedido el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos, puede admitir desvíos basados en cantidades o un suministro incompleto establecido en parametrización.
• El registro de factura del proveedor verifica la información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita otros datos para generar documentos contables asociados al movimiento que requiere la correcta configuración del Módulo FI(Indicador de IVA, Condiciones de Pago, Tasa de Cambio de Moneda)

5.- Proceso de Compras - Determinación del Proveedor

Esquema para el proceso de selección de proveedor

1. Se crea una Solicitud de Pedido de un Bien o servicio
2. Se mandan una petición de oferta diferentes proveedores
3. Cuando los proveedores manden una respuesta se realiza una Comparación de todas las ofertas enviadas por los diferentes proveedores
4. Cuando se acepte una de esas ofertas a ese proveedor se le manda un Pedido de Compra mientras que los restantes se les manda una Solicitud de rechazo