✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Proceso de compras
Componente de la gestión de materiales y encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
Se encuentra relacionado con SD, para abastecer pedidos de ventas, contabilidad a través de los registros contables, producción y mantenimiento para proveer sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
Componentes:
1. 1 Determinación de necesidades: las necesidades se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de estock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido y pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.
1.2 Creación de la solicitud de pedido: la solped es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. La creación puede ser manual o automática; creada por el área de compras o por otros ámbitos de sap (ventas, producción, mantenimiento etc)
1.3 Liberación de la solicitud de pedido: la solped puede tener asociada la estrategia de liberación, es el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Es opcional dependiente de una o más parámetros del sistema (centro, centro de costos, Grupo de artículos, ente otros y por supuesto del importe total de cada uno de los ítems.
1.4 Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail, o EDI (intercambio electrónico de documentos). Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
1.5. Selección del proveedor - Comparación de ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes ( en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicios, entrega, etc)
1.6 Gestión del pedido (orden de compra) El sistema de compras toma la info de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. También el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos.
1.7 Liberación del pedido. el pedido puede tener la estrategia de liberación, es el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Es opcional y depende de uno o más parámetros del sistema. (centro, grupo de compras, centro de costos, grupo de artículos, entre otros) y del importe total del documento.
1.8 Recepción o entrada de Mercadería: El registro en el sistema de la recepción o entrada de mercancía confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
1.9 Recepción y control de factura. el sistema permite la verificación de la factura entregada por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el acceso a los datos del pedido y la entrega de mercancía, ademas de la paramterización del documento. Esto acelera el proceso de auditoria y compensación de facturas para el pago.
Ciclo de aprovisionamiento (flujo de documentos de compras asociado a un proceso manual)
1. Solped. (como necesidad de provisión.
2. Pedido de compra al proveedor
3 recepción de mercancía o servicio
4. chequeo y registro de factura del proveedor.
Nota: también se admite procesos automáticos.
Comentarios:
* la herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.
* Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
* Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
* Sap dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema al registrar faturas de proveedores automaticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.
Ciclo de selección y pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación ( precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.)
Etapas de la selección del proveedor y la creación del pedido
* El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposición, ventas, mantenimiento, producción)
* El área de compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
* El área de compras utiliza el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable)
* El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
Recepción de mercancía y facturación
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda a pagar (gestionado por el módulo FI)
* Al momento de registro de la entrada de la mercancía basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.
* El registro de factura del proveedor verifica su info don el pedido e ingreso de mercancía, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI ( cuentas de mayor, apertura del periodo, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicadores de iva, entre otros)
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Diego Hernan Cortes Villa, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Diego Hernan Cortes Villa
Profesión: Ingeniero Electrónico - Colombia - Legajo: QC70C
✒️Autor de: 114 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Diego Cortes