✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Proceso de compras
Es el foco central del modulo MM
Es el encargado de la adquisicion de bienes y servicios eternos mediante la planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor.
Este proceso se encuentra intimamente ligado con Ventas "SD", con contabilidad "FI", con produccion "PP" y con mantenimiento "PM" proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
Etapas del proceso de compras :
1.- Determinacion de necesidades: Las necesidades de materiales de identifican por medio de la planificacion y el control de necesidades o la demanda de control de stock. El usuario puede introducir Solicitudes de pedido o bien el sistema de planificacion de necesidades las puede generar automaticamente.
2.- Creacion de la solicitud de pedido: La solicitud de pedido es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisicion de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. La creacion puede ser manual o automatica.
3.- Liberación de la solicitud de pedido.- La solicitud de pedido puede tener asociada la "Estrategia de liberacion" esto es el proceso de aprobacion de la compra por parte de los responsables. Dicha estrategia es opcional y dependiente del parametros como el centro, el importe total de los articulos, etc.
4.- Determinación de la fuente de adquisicion - Cotizacion: Compras permite identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basandose en pedidos anteriores y contratos de entrega. Esto acelera el proceso de creacion de peticiones de oferta. Se crea una cotizacion para cada una de las posibles ofertas, registrando las respuestas en el sistema.
5.- Seleccion del proveedor - Comparacion de ofertas: El sistema permite el ingreso de las ofertas de los distintos proveedores permitiendo la comparacion de varias ofertas.
6.- Gestion del Pedido (Orden de compra): El sistema toma informacion de la solicitud y la oferta para facilitar la creacion del Pedido. se pueden generar de forma manual o automatica.
7.- Liberacion del pedido: El pedido puede tener asociada la estrategia de liberacion, esto es el proceso de aprobacion de la compra por parte de los responsables, se puede usar este metodo automatico o liberarla de forma manual.
8.- Recepcion o entrada de mercaderia: El registro en el sistema de la entrada de mercaderia confirma su ingreso mediante el numero de pedido asociado. La parametrizacion previa en cuanto a tolerancias, cantidades minimas y maximas, permiten validar la aceptacion del envio del proveedor.
9.- Recepcion y control de la factura: El sistema permite la verificacion de la factura, se validan las desviacion de cantidades y precios, esto acelera el proceso de auditoria y compensacion de facturas para el pago.
Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento
El flujo de documentos de compra se inicia con una SolPed (Solicitud de pedido) como necesidad de provision, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercaderia o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor.
La herramienta de planificacion de necesidades llamada MRP permite la creacion automatica de solicitudes de pedido basados en los requerimientos de cada sector o la necesidad de actualizacion del stock.
Asociada a la entrega de mercaderia puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automaticamente al proveedor.
SAP dispone de la herramienta de facturacion automatica, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automaticamente.
Proceso de compras - Ciclo de seleccion y pedido
SAP provee herramientas que determinan la seleccion del proveedor mas conveniente, basado en propuestas de cotizacion efectua su comparacion mediante la parametrizacion previa con criterios como precio, calidad, cumplimiento, garantia, etc.
El area de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en el MRP.
El area de compras genera peticiones de oferta, las envia a varios proveedores y registra las cotizaciones recibidas.
El area de compras usa el registro de cotizaciones para ejecutar el proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente.
El resultado puede generar automaticamente el pedido y las comunicaciones de rechazo a los otros proveedores.
Proceso de compras - Recepcion de mercaderia y facturacion
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material y gestionar su aceptacion, posteriormente se procesara la verificacion de la factura y el registro de la deuda en cuentas a pagar en FI.
El sistema verifica las cantidades y da o no aceptacion a la mercancia de acuerdo a la parametrizacion de cantidades y/o porcentajes.
El registro de factura verifica la informacion comparada con el pedido e ingreso de mercaderia.
Proceso de compras - Determinacion del proveedor
Se crea una peticion de oferta a partir de una solicitud de pedido, con las respuestas recibidas de los proveedores se toma la propuesta mas conveniente a partir de las calificaciones, a partir del resultado se enviara el pedido al proveedor escogido y se tendra la opcion de enviar una nota de rechazo a los demas proveedores.
Sobre el autor
Publicación académica de Mario Alberto Navarrete Muñoz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Mario Alberto Navarrete Muñoz
Profesión: Ingeniero Químico y Consultor Funcional Sap - Mexico - Legajo: TV59S
✒️Autor de: 54 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Mario Navarrete
Disponibilidad Laboral: FullTime 
