✒️SAP MM Generalidades del documento

Unidad 5

Generalidades del documento

Definición:

Solicitud de Pedido

Documento de SAP que crea un sector solicitando al Departamento de Compras la adquisición de productos o contratación de servicios. También pueden ser creados cuando se ejecuta el proceso de Planificación de necesidades (Ver MRP).

Este documento puede ser registrado por usuarios autorizados de cualquier sector de la Compañía, y que tras ser aprobado (en caso de tener asociadas Estrategias de liberación), será tomado el requerimiento por el Área de compras quien se hará cargo del procedimiento de selección de un proveedor y la generación del Pedido correspondiente.

En el caso de utilizarse la herramienta de MRP, la Solicitud de Pedido será propuesta automáticamente por el sistema y será el usuario responsable el encargado de efectivizar o no la creación del mencionado documento

Generalidades del documento

Características y particularidades de este documento:

La solicitud de pedido es un documento interno que se genera toda vez que algún sector o integrante de la compañía requiere un material o servicio y debe solicitarlo al Departamento de Compras.

El documento puede ser generado manualmente ante una solicitud de adquisición o bien automáticamente frente a actividades en otros departamentos, tales como Producción o Mantenimiento

Otra vía de creación de este tipo de documento es la producida durante el análisis de necesidades de reposición de stock ,conocido como MRP (sigla en inglés)

En los casos de Materiales consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc), la creación del documento requiere la imputación o algún objeto contable, esto es, centro de costo, activo fijo , pedido de venta, proyecto, orden de fabricación. Etc.

En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el Maestro de Materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

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Solicitud de Pedido

Participación en el proceso de compras

El siguiente esquema te presenta las sucesivas etapas y dentro de él, la ubicación y participación del documento que estamos analizando

Es el primer documento de la cadena de compras y sólo es precedido por una etapa de determinación de necesidades, en la cual, el área de compras como posible iniciador de las actividades, recurre a herramientas manuales o automáticas para determinar cuáles son los requerimientos de compra actuales, a partir de los diversos factores intervinientes:

· Solicitudes de pedido o pedidos ya creados y en proceso

· Productos requeridos para los procesos productivos

· Requerimiento de adquisición de productos para satisfacer el stock

Se puede generar la solped, para la adquisición de un bien o adquisición de un servicio. Tienen procesamientos distintos:

Una compra orientada a stock ocasionara un incremento del valor del inventario.

En cambio: una compra destinada al consumo interno deberá ser asignada a algún factor de costo dentro de la contabilidad de costos de la compañía.

Solicitud de Pedido ejemplos

Las solicitudes de pedidos como muchos otros documentos de SAP. Pueden ser creados manual o automáticamente.

Materiales de consumo

Administración: requiere la reposición de insumos de librería (carpetas, fichas, etc.)

Informática: requiere insumos aplicados a los equipos informáticos (cartuchos, tóner, cintas, resmas de papel, etc).

Mantenimiento: requiere de la reposición de repuestos para tareas de mantenimiento de la planta o maquinaria.

Materiales para stock (Producción y venta)

Producción: adquisición de productos, insumos y materias primas para la ejecución de procesos productivos

Venta: adquisición de productos para satisfacer la demanda de los clientes (productos terminados, repuestos, accesorios, etc.).

Bienes de uso (Activos Fijos)

Informática: adquisición de nuevas computadoras, notebooks, impresoras, etc.

Administración: adquisición de máquinas de oficina, escritorios, etc.

Gerencias: adquisición de automotores o camionetas para uso del personal.

Producción: adquisición de nueva maquinaria o herramientas.

En los casos mencionados pueden presentarse ambos casos: la creación manual o automática del documento, ya que un sector puede requerir a Compras, adquirir los productos mencionados mediante una solped. Creada manualmente.

De igual forma un integrante del depto. De compras puede ejecutar el mencionado proceso MRP (llamado planificación de necesidades) y de cuyo resultado crearse una serie de solped, acordes a las necesidades detectadas por el sistema.

En el último caso, la adquisición de los bienes mencionados requiere una planificación particular lo que hace que el proceso sea manual generalmente.

Asignación contable

Cuando un material es adquirido pasa a ser parte de los bienes de la Empresa. De acuerdo a la aplicación a la que está destinado, será la asignación contable que se efectúa al incorporar el bien.

Imputación

SAP MM Definición de tipos de imputación y tipos de posición.

Cuando en el proceso de adquisición de SAP se menciona el tema de imputación, se está refiriendo concretamente a que ámbito u objeto de costo deberá ser asignada la erogación incurrida en una operación de compras que involucre un gasto.

El esquema siguiente pone de manifiesto los procedimientos generales asociados a las imputaciones contables según la característica del proceso de adquisición, esto es, para Stock o Consumo.

La siguiente ruta indica el acceso mediante el menú del SPRO para gestionar los Tipos de Imputación a aplicar a los documentos de compra.

• Menú del SPRO
  • Gestión de materiales
    • Compras
      • Imputación

Stock:

Es el material adquirido para formar parte del stock y al que se le darán distintos usos,

Centro de Costo/Beneficio.

En este caso el material será consumido por algunas de las secciones o integrantes de la empresa.

Dentro de la solapa Imputación se solicitará la cuenta de mayor o la de centro de costo

Activo Fijo

Se presenta el caso de un activo fijo, toda vez que la empresa adquiera un bien de uso, ejemplo una computadora, oficina, etc

Definición proyecto

Término que hace referencia a una serie de actividades asociadas a un objetivo determinado. Desde el punto de vista de Compras, se hará el nexo a un proyecto de todas las adquisiciones a fin de obtener uno de los ámbitos del costo del mismo.

SAP asocia este concepto con los denominados "Elementos PEP", cuyo código está constituido por varios segmentos de letras y/o números para asociarlos al tipo de proyecto, de cual se trata específicamente e inclusive asociarlo al tipo de gasto en que se incurre.

Pedido de Cliente

Pedido de Venta significado

Comprende un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos.

En la gestión de pedidos, el sistema implementa varias funciones.

En el pedido de cliente, dispone de funciones como la determinación de precio y la impresión. El sistema verifica si el material está disponible para la fecha preferente de entrega y, si es necesario, transfiere los requisitos a la planificación de necesidades. En la programación de la expedición se especifican las fechas de expedición y los puestos de expedición.

Puede procesar los pedidos de cliente de diferentes formas en el sistema R/3 de SAP, en función de sus necesidades específicas. En el caso más sencillo, puede registrar un pedido de cliente con diferentes posiciones en una pantalla individual.

Orden de Producción/Mantenimiento

Orden de Trabajo

SAP crea una Orden de Trabajo cuando en el módulo de PM (Mantenimiento de las Plantas) donde se deben realizar actividades asociadas a su función.

Las órdenes constituyen una parte importante de la planificación detallada de medidas y de su documentación correspondiente en Mantenimiento o Servicio al cliente.