✒️SAP SD La determinación de materiales, listado y exclusión de materiales

DETERMINACIÓN DE MATERIALES, LISTADO Y EXCLUSIÓN DE MATERIALES

Determinación del material

Puede suceder que teniendo una amplia gama de productos, por razones diversas, sea necesario sustituir un producto por otro durante el proceso de ventas.

La determinación de material otorga la posibilidad de realizar esta sustitución en los documentos de ventas de comercial.

Como en muchos procesos comerciales de SAP, este procedimiento se realiza mediante técnica de condiciones, que gracias a una determinación o procedimiento otorga un gran abanico de posibilidad en cuanto a la determinación o sustitución de materiales.

Al procesar el pedido, el sistema realiza una búsqueda automática de los registros maestros de materiales válidos que se hayan tomado para la determinación.

Cada registro maestro de material en la "Vista de Venta1", poseerá una razón de sustitución que se tomará para definir cómo el sistema sustituirá el material. Estas reglas o razones deben ser cargadas en el customizinig. De forma estándar el sistema proporciona las siguientes:

- Razón o regla 0002: material personalizado.

- Razón o regla 0003: número EAN (código de barras - European Article Number).

Cuando se realiza la sustitución no es necesario la existencia de un registro maestro de material para el número de material que se desea sustituir. Al momento de la entrada del pedido, el material ingresado es sustituido por el que se definió en la determinación y por la regla del registro maestro. El tratamiento posterior de todos los controles y verificaciones del documento se realiza con el material sustituto (verificación de disponibilidad, textos, precio, entrega y factura).

=> El Registro Maestro de Material contiene la información general de un material, organizándose en varios segmentos (descripción, número, unidad de medida base, etc.).

Selección manual y automática de productos

Es factible en algunos rubros comerciales y dependiendo de la industria, encontrar mismos productos o mercancías que se comercialicen de maneras similares en cuanto a las características de empaque o embalaje.

Gracias a la determinación de material y a las reglas de sustitución antes descritas, se pueden gestionar diferentes números de material para el mismo producto, y por lo tanto cada uno tendrá su gestión de stock.

Para esto debemos utilizar reglas de sustitución que permitan cuestiones de las operativas empresariales que necesitemos en estos casos:

- Razón de sustitución 0005: selección manual de producto de una lista de valores por defecto, pudiendo por ejemplo elegir sobre una lista los productos en sus variedades de empaque.

- Razón para sustitución 0004/0006: selección automática de productos (según su disponibilidad en pedido y entrega), dependiendo la cantidad de pedido o de entrega se determinará automáticamente las cantidades de cada número de material, para de este modo llegar a cumplir con el pedido o entrega.

En este caso debemos entender que para cada material que se determine (puesto que pueden determinarse múltiples números de material) se realizarán verificaciones de disponibilidad y repartos diferentes.

Datos maestros

En el menú de productos del SAP Easy Access para Comercial debemos actualizar los registros maestros para la determinación.

Es posible utilizar la técnica de condición permitiendo con esta definir los datos maestros para la determinación del material en cualquier nivel. Podemos crear registros maestros de datos con el número de material o con el número de cliente y material (registros info).

En lo que respecta a registros maestros se puede:

- Restringir el periodo de validez de un registro de determinación de material.

- Actualizar separadamente las entradas para cada combinación de claves (número de material o número de cliente y material).

- Determinar las razones para la sustitución.

- Grabar uno o más sustitutos por registro maestro de material.

Cuando hay una existencia de más de un sustituto asignado en el maestro de material, en la determinación del material, la selección del producto ocurrirá en el orden que aparecen según la prioridad asignada. Es decir, si hay una lista de materiales de sustitución, se sustituirá primero por el que mayor prioridad tenga.

Selección automática de productos

Con las razones de sustitución 0004 y 0006 el sistema intercambia el material que se introdujo de forma automática en el caso de que el original no se encuentre disponible.

Dependiendo de la configuración que se haya definido en customizing, se puede visualizar el material que se introdujo como posición principal y el sustituido como suposición en el pedido del cliente.

En el momento de crear el documento de ventas, el módulo de SD intentará llenar la cantidad del pedido con el primer material del registro maestro de la determinación del material. Si no es posible conseguir la disponibilidad, completa las unidades del pedido con el primer material sustituto, y así continua sucesivamente con todos los materiales sustitutos que fueron almacenados en el registro maestro.

Es factible que se necesite realizar nuevamente la determinación del material cuando se crea la entrega. Esto podría generar una nueva sustitución al momento de la creación de la entrega, modificando la sustitución efectuada en el pedido, debido a que existe una nueva situación de disponibilidad.

Se pueden utilizar los registros info de cliente y material para realizar una exclusión de ciertos productos en la determinación. Esto significa, por ejemplo, que todos los materiales que han sido rechazados en el maestro de clientes no serán utilizados cuando se determina una sustitución de material.

Audio: Recuerde que el registro info de cliente/material, además de la posibilidad de la exclusión de productos, permite también la determinación de otros factores como el centro suministrador, las condiciones de entrega parcial, etc. Por tanto, si optamos por el uso de los registros info para elección/exclusión de productos, debemos saber que también puede ocurrir una re determinación de otros valores del pedido. Estos valores que modifican registro info pueden impactar en la re determinación de centros, y por tanto en re determinación de puestos de expedición, re determinación de fechas de entrega para las fechas que maneja el puesto de expedición o por el tipo de disponibilidad que hay para ese material en el centro que determinó el registro info de cliente/material.

La confirmación parcial de selección de producto, permite tratar con casos de déficit (en los que solo se confirma la cantidad disponible y es menor que la cantidad del pedido) mediante el paso de la cantidad deficitaria a la planificación de materiales. En este caso, se genera una subposición adicional con un material definido específicamente.

=> Cuando un material es sustituido por la técnica de condición la verificación de disponibilidad se efectúa para el nuevo material.

Selección automática de productos - Datos maestros

La selección automática de productos del pedido está influenciada por la secuencia de sustitución determinada por el almacenamiento dado en el registro maestro de material.

Ejemplos:

Si el material A no está disponible se sustituirá automáticamente por el material B.

=> En el registro maestro para determinación de material, para el material A existirán los registros:

1. A

2. B

El material que se registró primeramente en el pedido se encuentra en la primera posición de la lista y su stock disponible está incluido en el de sustitución. El sistema toma como referencia el stock disponible para el material siguiente del registro maestro.

El cliente encarga el material C, pero la empresa desea agotar el material D, por lo que este se seleccionará automáticamente hasta que se agote el stock.

=> En el registro maestro para determinación de material, para el material C existirán los registros:

1. D

2. C

Primero, el sistema toma el stock disponible para los materiales que aparecen como sustitutos en el registro maestro antes de que el material que se registro primeramente en el pedido (D en lugar de C). Solo cuando el stock de los materiales sustitutos se hayan agotado, se incluira en el pedido el material de la sustitución.

=> Si se desea que el material que se introdujo primero en el pedido se incluya en la sustitución, este deberá introducirse en la lista de sustitución (tal y como hemos visto con el material A y C en los ejemplos anteriores).

Determinación del material - Técnica de condición

Como en todos los procesos de funciones básicas de comercial, la técnica de condición es un proceso que otorga gran flexibilidad a la hora de la determinación en cuanto a procedimiento. En este caso permite un gran modelado para la determinación de material y selección de productos.

A la clase de documento de ventas se le asigna un procedimiento de determinación de material. Este tiene toda la información contenida para determinar el material. El procedimiento o esquema posee una o más clases de condición.

=> Es decir, para cada Clase de documento de ventas (OR por ejemplo) se le asocia un procedimiento de determinación de material (A00001 por ejemplo). Este procedimiento (A00001) tiene una lista de clases de condiciones (por ejemplo A001 Material registrado). Para cada clase de condición (A001) se define una secuencia de acceso (S001) con una fecha de validez. Esta secuencia de acceso (S001) tiene una serie de accesos a tablas de registros info ordenados por orden de prioridad en la búsqueda dentro de las tablas (por ejemplo: Acceso 10: OrgVnt/CanDis/MatReg y Acceso 20: Material registrado). En el registro maestro de determinación de material, no existe una entrada para el primer acceso, pero si para el acceso 20 y el material MAT-10 que es el del pedido. En este registro de determinación de material se especifica una razón de sustitución 0002 para el material concreto M-10. Entonces, en el pedido se sustituirá el material MAT-10 por el indicado en el registro de determinación de material M-10.

Cada clase de condición posee una secuencia de acceso asignada (estrategia de búsqueda). A su vez cada secuencia de acceso consiste en uno o más accesos.

Cada acceso posee exactamente una tabla de condición. La tabla de condición posee las clases de búsqueda o campos a analizar para el momento en que se registra el maestro válido (por ejemplo la organización de ventas, canal de distribución, sector, o bien el id de cliente que debe verificarse para realizar la búsqueda en la tabla y localizar los registros maestros de determinación de material de dichas tablas).

Como en todos los procesos de técnica de condición, se puede analizar en el documento de ventas como es que se determinó el material gracias al procedimiento mediante la función de análisis.

Listado de materiales

Es posible registrar materiales específicos como Lista de Material para que el cliente reciba estos materiales específicamente y no otros. Es decir, se especifica una lista de materiales válidos para el cliente, y en los pedidos de dicho cliente solo pueden incluirse materiales que estén incluidos en la lista.

La técnica de condiciones también controla este tipo de listado.

Para esto se debe usar un registro maestro para una clave de condición que en su acceso tenga como clave el número de cliente y de material. Esta clave es estándar y por lo tanto solo hay que seleccionarla en la configuración.

La secuencia de acceso para la clase de condición da por sentado la búsqueda del registro maestro tanto para el solicitante como para el pagador.

También es posible definir claves propias para la lista de materiales, como por ejemplo:

- Grupo/material de cliente.

- Jerarquía de cliente/producto.

Las clases de documentos de ventas dan la permisividad, acerca de si el sistema puede o no verificar el listado de material.

Para usarlo en los registros de condición, dentro del procedimiento de determinación de material, se especificará una clase de condición de lista de materiales. Dentro de la secuencia de acceso se utilizará un acceso para la clave de acceso, y en la tabla de la combinación correspondiente se validarán los datos del pedido y se accederá a la lista de materiales que se haya definido.

Exclusión de material

Es necesario, a veces, que el cliente no reciba diversos materiales. Para estos materiales el registro debe realizarse como Exclusión de Materiales. La exclusión de materiales también se encuentra controlada por la técnica de condición. Es decir, se especifica una lista de materiales excluidos para el cliente, y en los pedidos de dicho cliente no pueden incluirse materiales que estén incluidos en la lista.

La técnica de condiciones también controla este tipo de listado, de modo similar al caso de lista de materiales.

Determinación de material (customizing)

Vemos un vídeo sobre cómo se realiza una determinación de material con técnicas de condiciones. Se explica el customizing y se analiza su aplicación.

Para realizar la determinación de materiales se accede a la siguiente ruta de customizing: Comercial >> Funciones básicas >> Determinación de material

Y dentro de las opciones de dicha ruta vamos configurando las siguientes:

>> Definir motivos de sustitución.

Aquí podemos ver todos los motivos de sustitución que está definidos (Motiv/Sust.) y su denominación (Denominación). También vemos que para cada motivo de sustitución existe una estrategia (Estrategia). La estrategia tipo A no deja proponer artículos para realizar la sustitución del material, la estrategia tipo B sustituye de acuerdo al material que se encuentra con cantidad disponible de stock, es decir las cantidades ATP. Dejar el campo de estrategia vacío realiza una sustitución automática con el primer valor de sustitución que encuentra en la clase o registro de condición.

>> Asignar esquemas a clases de documento de ventas.

Aquí se realiza la asignación del esquema de determinación del material a una clase de documento de ventas. En la tabla se realiza la asignación de cada clase de documento de ventas (ClVt) a un esquema de determinación de materiales (Determ, por ejemplo A00001 - Determinación de material).

>> Actualizar condiciones previas para determinación material

En este punto existen muchas actividades para poder realizar la configuración del sistema. Vemos algunas de ellas

>> Actualizar esquema.

Aquí podemos ver cómo está definido el esquema. Nos aparecen los esquemas de determinación de material que tenemos, y si seleccionamos un esquema y pulsamos sobre la carpeta "Control", accedemos a una ventana en la que vemos las clases de condiciones existentes para el esquema, por ejemplo Clase de condición (CCnd) "A001" que indica que es "Material indicado".

>> Definir clases de condición

Podemos ver que la clase de condición (CCnd) que se encuentra definida en el esquema tiene una secuencia de acceso (ScAc).

>> Actualizar secuencias de acceso

En este punto podemos configurar la secuencia de acceso. Podemos ver que la secuencia de acceso contiene una tabla con campos que tiene asignados los valores de estructura del documento. Por ejemplo, podemos ver que en el línea 1 se comprueba el material introducido en el documento de ventas (Campo doc. MATWA: material introducido), y que utilizará para buscar un registro de condición para la sustitución de este material.

Si accedemos a la transacción VB11 para registrar una condición de determinación de material. Informamos la clase de condición que vamos a utilizar (A001) y la fecha de validez de dicha lista.
Tenemos una lista donde podemos introducir una lista de materiales posibles (Mat.intr) y para cada material introducido podemos indicar un material alternativo (Material). Hay que destacar que el material introducido no es necesario que tenga registro de maestro de material creado porque puede utilizarse esta técnica para corregir los posibles errores que tenga el usuario para cargar el código que provenía de otro sistema o interfaz. Entonces para cada material introducido (Mat.intr) se especifican todo sus materiales alternativos (Material) que estos sí deben tener registro de maestro de materiales y de esta forma en el registro de determinación o registro de condición de la determinación de material ha quedado definido.

Ahora si con la VA01 se crea un pedido para un cliente, y al momento de cargar el material introducido (al que antes hemos creado una lista de sustitución), se determina la estrategia de sustitución, pidiéndonos que seleccionemos el material correspondiente dentro de la lista de sustitución para el mismo.